eHealth Digitalisierung im Herzen Lissabons

Das Centro Hospitalar Universitário Lisboa Norte (CHULN) in ­Lissabon steht einer enormen Herausforderung gegenüber, was die Archi­vierung von klinischen Registern und Patientenakten angeht. Aus diesem Grund setzt das größte Krankenhaus in Portugal auf die ELO ECM Suite, um das riesige Datenvolumen digital zu verwalten.

Das CHULN besteht aus zwei ­öffentlichen Krankenhäusern im Norden Lissabons. Zusammen beschäftigen diese etwa 6.000 Mitarbeiter und kümmern sich täglich um die Gesundheit von über 8.000 Patienten. Seit seiner Gründung hat das CHULN eine enorme Anzahl an Patientendaten angehäuft, die entweder in Papierarchiven oder hybriden digitalen Archivierungssystemen aufbewahrt werden.

Im Jahr 2018 entschied sich die Leitung daher, alle klinischen Register zu digitalisieren und ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) zu implementieren. Heute profitiert das CHULN in hohem Maße von der ELO ECM Suite, die nicht nur Patienten­daten in einem zentralen digitalen Archiv speichert, sondern es der Krankenhausverwaltung auch erlaubt, wichtige geschäftliche Backoffice-Prozesse zu automatisieren.

Genau die richtige ­Herausforderung

Die Digitalisierung zahlloser Pa­pierarchive, die aus hunderttausenden von klinischen Registern bestehen, war eine gewaltige Aufgabe, die eine sorgfältige und professionelle Planung erforderte. ­Zudem verfügte das CHULN bereits über andere digitale Archivierungs­lösungen sowie über eine Lösung für die elektronische Rechnungserstellung.

Aus diesem Grund musste ein System gefunden werden, das nicht nur geschäftliche Anforderungen an ­klinische Aufzeichnungen, sondern auch an die Backoffice-Archivierung und die Prozessautomatisierung erfüllen konnte. Und schließlich musste die große Anzahl der verschiedenen Benutzergruppen berücksichtigt werden, die auf die Lösung zugreifen und mit ihr arbeiten. Und genau das machte die ELO ECM Suite zur perfekten Plattform für dieses Projekt. Die Implementierung übernahm der ELO Business Partner Outsafe IT aus Lissabon. Luís Salavisa, CIO des CHULN, ist mit deren Arbeit sehr zufrieden: „Unser Partner ist uns schon seit der frühen Projektphase eine große Stütze. Das hat uns von der Lösung so überzeugt, dass wir sie auch für ­andere Dienste innerhalb unserer Organisation nutzen möchten.“

Ein zentrales Archiv für Patientenakten

Dank der ELO Lösung sind klinische Aufzeichnungen jetzt für Ärzte, die auf Patientenakten zugreifen müssen, direkt verfügbar – und das unabhängig davon, in welcher Fachrichtung sie tätig sind. Sämtliche Dateien sind in einem einzelnen Archiv gespeichert und schnell und gemäß den Anforderungen der DSGVO aufrufbar.

Digitalisierung aller wichtigen Geschäftsprozesse

Sehr schnell wurde darüber hinaus klar, dass das ELO Projekt nicht nur klinische Zwecke abdecken, sondern auch die Geschäftsprozesse des Krankenhauses verbessern sollte. Alle unterstützenden Geschäftsbereiche, wie HR, Finanz- und Rechtsabteilung, Logistik und viele andere gemeinsam genutzte Dienste setzen künftig auf ELO, um ihre Daten zu archivieren und Abläufe durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die Integration der Software in andere Produktivitätstools zu verbessern.

Fazit und Ausblick

Das CHULN hat mit der ELO ECM Suite einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Dank des zentralen Archivs können Ärzte, Chirurgen und andere autorisierte Mitarbeiter nun über ihre Arbeitsstationen direkt auf ­Patientenakten und andere medizinische Aufzeichnungen zugreifen. Die Wartezeiten für Patienten wurden deutlich reduziert und das interne Serviceniveau wesentlich verbessert. Daher kann Luís Salavisa es kaum erwarten, die ELO Lösung auch für andere Support-Services einzuführen. Dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten sind weitere ehrgeizige Ziele zum Greifen nahe.

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