gesponsertAutomatisierung und KI Die Booster für Dokumentenprozesse

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KODAK Alaris Germany GmbH

Die elektronische Patientenakte (ePA) hat die Digitalisierung in Kliniken vorangetrieben. Viele Dokumente erfordern jedoch noch manuelle Schritte, was Zeit kostet. Durch Automatisierung und KI lassen sich diese Prozesse effizienter gestalten – von der Patientenaufnahme bis zur Datenanalyse.

Die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) hat die Digitalisierung von Papierdokumenten vorangetrieben. Idealerweise geschieht dies nicht nur zentral in der Poststelle, sondern auch direkt bei der Patientenaufnahme. Allerdings sind bei der Verarbeitung der Dokumente noch manuelle Arbeitsschritte notwendig und entsprechend zeitaufwendig. Der nächste entscheidende Schritt ist daher die Automatisierung dieser Workflows und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), um eine effiziente Verarbeitung und Analyse der Dokumente zu ermöglichen.

Automatisierung beginnt in der Poststelle

Ein perfektes Beispiel ist das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau, das im Zuge der Digitalisierung der Eingangspost auch eine Lösung für die automatisierte Verteilung gesucht hat. Mit dieser Anforderung wandte sich das Klinikum an Pitney Bowes, ein Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in der Digitalisierung von Poststellen. Heute kommen der Scanner KODAK S3060f und die Erfassungslösung KODAK Capture Pro zum Einsatz.

Diese hochentwickelte Scanlösung automatisiert Prozesse zuverlässig. Dazu lassen sich Scanjobs vordefinieren, sodass wiederkehrende Routineaufgaben – auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner – einfach per Mausklick erledigt werden können.

Zudem bietet die Lösung die Möglichkeit, digitalisierte Formulare zu klassifizieren, zu extrahieren und zu validieren sowie weiterzuleiten und in nachgelagerte Systeme zu integrieren. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren einerseits die verfügbaren Schnittstellen der Scanlösung, die eine einfache Anbindung an bestehende Systeme ermöglichen und damit automatisierte Workflows unterstützen. Andererseits spielte auch die Fähigkeit, Metadaten auslesen zu können, eine entscheidende Rolle.

Effizienzsteigerung bei der Patientenaufnahme

Ein großes Klinikum in Bayern mit über 180 Plätzen für die Patientenaufnahme scannte bisher die erforderlichen Papierdokumente mit Multifunktionsgeräten (MFP). Dabei mussten sich rund 20 Mitarbeitende ein MFP teilen, was bei umfangreichen Patientenakten nicht nur zu Wartezeiten, sondern auch zu Papierstaus, Fehl- oder Doppeleinzügen führte. Häufig wurden Fehler erst am Arbeitsplatz erkannt, was zusätzliche Arbeitsschritte und erneutes Scannen erforderte. Nach ausführlichen Tests entschied sich das Klinikum für die Scanner S2050 von Kodak Alaris. Diese überzeugten in jeder Hinsicht – durch hervorragende Bildqualität, einen zuverlässigen Einzug sowie die Fähigkeit, Doppeleinzüge direkt am Scanner zu erkennen und zu korrigieren. Mittlerweile sind 120 Geräte im Einsatz. Die Mitarbeitenden schätzen besonders die einfache Bedienung und die Möglichkeit, direkt am Arbeitsplatz zu scannen.

Künstliche Intelligenz als Game-Changer

Nun kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel: Sie ist in aller Munde, aber für viele oft noch abstrakt. Häufig gibt es Vorbehalte – etwa, dass der Einsatz zu teuer, zu aufwendig in der Umsetzung oder nicht mit den hohen Datenschutzanforderungen vereinbar sei. Dabei ist das Gegenteil der Fall. KI kann wesentliche Prozesse im Klinikalltag bei der Verarbeitung von Dokumenten sowie Daten beschleunigen und Fehler minimieren.

Die Basis für eine intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine KI-gestützte Intelligent Document Processing (IDP) Plattform. Viele IDP-Lösungen auf dem Markt setzen dabei auf eigenentwickelte KI. Solche KI-Modelle müssen für jeden einzelnen Anwendungsfall mit vielen Datensätzen, Formularen sowie Dokumenten angelernt und ständig aktuell gehalten werden.

Die IDP-Plattform KODAK Info Input Solution bietet hier einen zukunftsweisenden Ansatz. Mit ihrem Open Intelligence™ Design bietet sie Schnittstellen zu den fortschrittlichsten und leistungsfähigsten KI-Technologien für Dokumente von führenden Unternehmen wie Google, Microsoft und Amazon, aber auch von anderen oder zukünftigen KI-Anbietern. Der Vorteil liegt darin, dass diese KI-Modelle bereits mit Millionen von Dokumenten und Daten trainiert wurden, wodurch eine zuverlässige Formular- und Rechnungslesung sowie Handschriftenerkennung gewährleistet ist. Das spart Zeit von der Implementierung bis hin zum produktiven Einsatz. Diese KI-Engines arbeiten in der Cloud, wo die Daten für den Anwender unmerklich ausgelesen und zurückgesendet werden. Kodak Alaris kennt die Vorbehalte von Kliniken gegenüber Cloudanwendungen. Deshalb bietet das Unternehmen auch die Möglichkeit, die KODAK Info Input Solution und die Microsoft KI auch auf lokalen Servern zu betreiben. Dies gewährleistet eine datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler medizinischer Dokumente direkt in der Klinik bzw. im eigenen Rechenzentrum.

Hier einige konkrete Beispiele:

Automatisierte Handschriftenerkennung: Gerade Dokumentationen oder auch Patientenverfügungen werden häufig noch handschriftlich verfasst. Diese Papierdokumente lassen sich ganz einfach scannen und im Hintergrund übernehmen KODAK Info Input Solution im Zusammenspiel mit der KI das Auslesen der Daten.

Der Nutzer kann die ausgelesenen Informationen direkt am Bildschirm kontrollieren bzw. korrigieren und in die entsprechende ePA oder andere Systeme übertragen. Im Vergleich zur manuellen Dateneingabe, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist, erfolgt die digitale Verarbeitung innerhalb weniger Sekunden. Die KI-basierte Handschriftenerkennung erreicht dabei eine beeindruckende Genauigkeit von bis zu 98 Prozent.

Rechnungslesung mit KI: Obwohl elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend sind, zeigt die Praxis, dass immer noch viele unstrukturierte Rechnungen im PDF-Format oder auch auf Papier im Umlauf sind. Mit KODAK Info Input Solution lassen sich Rechnungen in allen Formaten automatisiert erfassen und verarbeiten. Auch hier arbeitet im Hintergrund KI, die bereits mit Millionen von Rechnungen trainiert wurde. Alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer und -datum, Betrag, Empfängerdaten sowie Bankverbindung werden extrahiert und an das entsprechende Folgesystem übergeben.

Formularlesung: Der Arbeitsalltag in der Klinik wird von Formularen begleitet, von der Aufnahme über die Dokumentation, Laboraufträge und -werte bis hin zu Verwaltungsformularen, um nur einige zu nennen. Die schnelle Digitalisierung und Extraktion der Daten in die ePA oder Verwaltungssysteme bringt eine immense Effizienzsteigerung. Eigentlich sollte das automatisierte Auslesen von Daten aus Formularen ein ganz normaler Vorgang sein. In der Praxis sieht es jedoch anders aus. Die häufigsten Probleme sind nicht exakt positionierte Schrift in den Feldern, Versatz beim Drucken oder Schräglage bzw. schlechte Bildqualität beim Scannen. Herkömmliche Erfassungslösungen sind daher nicht in der Lage, die Daten genau zu identifizieren. Kodak Alaris wurde mit einer solchen Aufgabenstellung konfrontiert. Im konkreten Fall handelte es sich um Patientenakten eines großen Schweizer Spitals. Mit der KODAK Info Input Solution und der KI von Microsoft ist es nun möglich, auch diese spezifischen Formblätter automatisiert auszulesen. Die KI wurde mit den konkreten Formularen aus der Praxis trainiert. Die Ergebnisse sind erstaunlich, denn in allen Testläufen wurden alle Werte fehlerfrei ausgelesen. Wird im Arbeitsalltag bei der visuellen Kontrolle ein Fehler erkannt und korrigiert, lernt die KI selbständig dazu. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche der KODAK Info Input Solution können die Daten einfach validiert und direkt in nachgelagerte Systeme integriert werden.

Effizienz steigern – mehr Zeit für die Patientenversorgung

Durch den Einsatz innovativer Lösungen wie KODAK Info Input Solution können Kliniken nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung verbessern. Die Zukunft liegt in intelligenten und automatisierten Prozessen – Kliniken, die jetzt auf diese Technologien setzen, profitieren von einem schnellen Return on Investment und langfristig von einer optimierten und zukunftssicheren Infrastruktur.

Weitere Informationen finden Sie unter: Kodak Info Input Solution.

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