KODAK Alaris Germany GmbH

Die Lebenshilfe e.V. ist eine gemeinnützige Organisation in Deutschland, die sich für die Belange von Menschen mit körperlicher oder geistiger Behinderung einsetzt und deren Familien unterstützt. Dazu gehören unter anderem Bildungsangebote, Wohnmöglichkeiten, soziale Dienstleistungen und berufliche Integration. Die Lebenshilfe Donau-Iller wurde 1960 gegründet und ist im Laufe der Zeit auf über 30 Standorte in der Region angewachsen. Heute begleiten rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa 2.500 Menschen mit Behinderung durch ihr Leben. Zum Verbund gehören die Donau-Iller Werkstätten mit fünf Standorten. In der Neu-Ulmer Werkstatt werden derzeit 236 Menschen mit Behinderung in die Arbeitswelt integriert. Diese haben verschiedene Arbeitsbereiche, die von Fertigungs-/Montagetätigkeiten über Grünpflege und Verpackung bis hin zu Scandienstleistungen reichen.

Die Lebenshilfe Donau-Iller als Scandienstleister

Bei der Lebenshilfe Donau-Iller arbeiten derzeit 20 Menschen mit Behinderung im Bereich der Scandienstleistung. An insgesamt 15 Arbeitsplätzen digitalisieren sie selbstständig Dokumente für verschiedene Unternehmen, darunter auch Großkonzerne wie die Mercedes Benz AG. Dabei erfassen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich rund 30.000 Seiten, darunter wichtige Dokumente wie Serviceaufträge, Rechnungen und Lieferscheine. Einrichtungen wie diese bieten Vorteile für alle Beteiligten. Menschen mit Behinderung haben hier die Möglichkeit, aktiv am Arbeitsleben und damit an der Gesellschaft teilzuhaben. Unternehmen, die diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und Aufträge an die Werkstätten vergeben, schaffen damit inklusiv teilhabefördernde Arbeitsplätze, die sie auf ihre Ausgleichsabgabe anrechnen können.

Gerade im Bereich Digitalisierung gilt es immer up-to-date zu sein. Deshalb war es an der Zeit für eine Modernisierung. Die bisherige Scanlösung war nun mehr als zehn Jahre im Einsatz. Doch neben dem Kostenfaktor sowie der mäßigen Bildqualität, waren sehr eingeschränkte Administrationsoptionen die Hauptgründe, um diese zu erneuern. Dabei entschied sich der Ortsverbanddie Lebenshilfe Donau-Iller für Scanner und Erfassungssoftware von Kodak Alaris.

Modernisierung für inklusive Arbeitsplätze

Das Hauptaugenmerk von Institutionen wie der Lebenshilfe liegt auf der Inklusion und damit auch auf der Erhaltung von Arbeitsplätzen mit einer zeitgemäßen Ausstattung. So wurden iIm Zuge der Modernisierung wurden alle 15 Arbeitsplätze mit einem KODAK S3100 Scanner und der Erfassungslösung KODAK Capture Pro NE (Network Edition) ausgestattet. Die Auslieferung der Geräte übernahm dabei die Morgenstern AG aus Reutlingen, die sich von nun an auch um die jährliche Wartung der Scanner kümmert.

Intuitive Nutzung

Die KODAK S3100 Scanner überzeugen durch ihre hervorragende Stapelverarbeitung. Unabhängig von Papiergewicht oder -format, ziehen sie auch kleine Belege oder Karten problemlos ein. Dank Ultraschalltechnologie werden Fehl- oder Doppeleinzüge sofort erkannt und der Einzug gestoppt, bevor es zu Papierstaus oder beschädigten Belegen kommt. Wird dabei ein Mehrfacheinzug erkannt, beispielsweise weil ein Kassenbeleg auf einen Lieferschein geklebt wurde, so erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung auf dem Desktop. Dort können sie selbständig auf die Fehlermeldung reagieren oder nach Absprache entscheiden, ob das in diesem Falle in Ordnung ist oder ob sie das Dokument neu einscannen müssen.

Darüber hinaus sorgt die integrierte Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie auch bei schwierigen Vorlagen stets für beste Bildqualität. Selbst zerknitterte oder blasse Originale werden einwandfrei wiedergegeben. Insgesamt 30 hochmoderne automatisierte Funktionen sorgen für perfekte und stets gerade Bilder, ohne dabei auf Geschwindigkeit zu verzichten. Einige Auftraggeber wünschen beispielsweise, dass die Lebenshilfe ihnen die Dokumente in Schwarzweiß übermittelt und dank Perfect Page sind auch diese perfekt lesbar. Die hervorragende Bildqualität gewährleistet zudem eine hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR), die für das Wiederauffinden von Dokumenten immens wichtig ist. Für optimalen Datenschutz werden die Bilddateien nur auf einem temporären Speicher im Scanner abgelegt und spätestens beim Ausschalten gelöscht. Einen weiteren Vorteil birgt die Bedienung über den Touchscreen der Scanner, da die Mitarbeitenden so die Scanjobs intuitiv anstoßen können und ein besseres Gefühl für das Gerät entwickeln.

Einfache Administration und beste Kontrolle

Die Erfassungslösung KODAK Capture Pro NE ist für die Werkstätten der Lebenshilfe Donau-Iller eine echte Bereicherung. Zum einen vereinfacht sie die Administration erheblich, da neue Scanjobs ganz einfach nach den individuellen Anforderungen der Kunden selbst erstellt werden können. Diese müssen nur einmal angelegt werden und stehen dank der Netzwerkversion an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Auch die Kontrolle der Indexdaten wird durch KODAK Capture Pro vereinfacht, da der Anwender die Daten jederzeit auf seinem Desktop einsehen und bei Fehlermeldungen direkt reagieren kann. Je nach Kundenwunsch werden die Dateien und Daten direkt in SharePoint, andere Cloud-Dienste, per E-Mail oder auf Datenträger übertragen.

Auf der anderen Seite fördert Capture Pro auch die Weiterentwicklung der Anwender. Denn im Vergleich zum Vorsystem verfügt die Lösung von Kodak Alaris über mehr Möglichkeiten. So mussten sich die Mitarbeitenden auf eine funktionsreichere Benutzeroberfläche einstellen. Diese Herausforderung nahmen die Menschen mit Behinderung sehr gut an und sie wachsen mit Stolz an ihren Aufgaben. Sollte doch mal ein Problem auftreten, wird dieses sofort via Pop-Up Fenster signalisiert, sodass die Mitarbeitenden dies schnell und unkompliziert lösen können.

„Bereits in der schrittweisen Einführungsphase konnten es unsere Mitarbeitenden kaum erwarten, dass auch ihr Arbeitsplatz mit der neuen Hard- und Software ausgestattet wird. Die weitreichenden Funktionen des Systems fördern die Weiterentwicklung unserer Anwender, was für uns von großer Bedeutung ist“, so Matthias Reisenauer, Abteilungsleiter Scandienstleistung bei der Lebenshilfe Donau-Iller.

Zuverlässige Service-Hotline

Die Lebenshilfe Donau-Iller war mit der Servicequalität des vorherigen Anbieters nicht zufrieden und entschied sich deshalb auch hier für die Dienstleistungen von Kodak Alaris. Das gebuchte Servicepaket für KODAK Capture Pro macht sich durch den schnellen und unkomplizierten Support bezahlt. „Kodak Alaris glänzt mit einer gut erreichbaren deutschen Service-Hotline. Sollte beim ersten Kontakt keine Lösung gefunden werden, meldet sich innerhalb kürzester Zeit ein erfahrener Techniker, um das Problem zu beheben“, so Reisenauer weiter.

 „Wir sind mit der neuen Erfassungslösung von Kodak Alaris sehr zufrieden. Allen voran, weil unsere Mitarbeitenden so begeistert davon sind. Doch neben diesem Aspekt überzeugt die Lösung vor allem durch ihre weitreichende, aber dennoch einfach handzuhabende Administration. Früher haben wir für fast jeden einzelnen Scanjob die Unterstützung des Hersteller-Supports benötigt, der auch noch schlecht erreichbar war. Heute können wir diese ganz einfach selbst aufsetzen“, resümiert Matthias Reisenauer das erfolgreiche Projekt.