KODAK Alaris Germany GmbH

Vom digitalen Posteingang zur KI-fähigen Plattform

Die Grundlage erfolgreicher Verwaltungsdigitalisierung bleibt unverändert: leistungsstarke, zuverlässige Scanner mit hervorragender Bildqualität – kombiniert mit einer professionellen Erfassungslösung. Sie sorgt dafür, dass Dokumente sicher digitalisiert, klassifiziert und an die richtigen Zielsysteme übergeben werden: in die E‑Akte, an Fachverfahren, DMS/ECM oder definierte E‑Mail‑Postfächer. Moderne Erfassungslösungen nutzen dabei bereits Machine Learning, um Dokumenttypen zu erkennen und Daten strukturiert bereitzustellen.

Der nächste Effizienzsprung entsteht jedoch erst, wenn der digitale Posteingang KI-fähig wird – wenn Dokumente nicht nur erkannt, sondern auch inhaltlich verstanden werden. Wenn Zusammenfassungen, automatische Vorprüfungen oder fachliche Entscheidungen möglich sind. Genau hier setzt KODAK Info Input Solution 7.5 an: Sie verbindet bewährte, hochstabile Erfassung mit den Möglichkeiten moderner KI – und macht die heutige Digitalisierung des Posteingangs zur Automatisierungsplattform von morgen.

Die Realität im behördlichen Posteingang

Öffentliche Verwaltungen haben es mit einer enormen Vielfalt an Dokumenten zu tun: Anträgen, Bescheiden, Bürgeranschreiben, Formularen, Rechnungen, handschriftlichen Notizen oder E‑Mails mit Anhängen. Oft sind mehrere Hundert unterschiedliche Dokumenttypen im Umlauf – meist unstrukturiert und in sehr unterschiedlicher Qualität.

Klassische Erkennungsverfahren stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Regelbasierte Systeme erfordern aufwendiges Training und kontinuierliche Pflege. Machine‑Learning‑Modelle können zwar Formularlayouts und grafische Strukturen erkennen, nicht jedoch Inhalte verstehen. Schon kleine Änderungen im Design oder in der Formulierung führen zu Fehlinterpretationen – mit unmittelbaren Auswirkungen auf Bearbeitungszeiten und Bürgerzufriedenheit.

Genau hier setzt die KODAK Info Input Solution 7.5 an: Sie kombiniert bewährte Capture‑Technologie mit modernen Large Language Models (LLM) wie etwa ChatGPT oder Google Gemini. Das eröffnet eine völlig neue Dimension der intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Klassifikation per Prompt

Ein zentraler Fortschritt ist die Dokumentenklassifikation über einfache Prompts. Anstelle aufwendiger Trainingsprozesse genügt nun eine sprachliche Beschreibung: Formulare werden benannt und den jeweiligen Fachabteilungen zugeordnet.

Zusätzlich lassen sich gezielt Informationen abfragen – etwa: „Extrahiere den Absender, das Datum und den Betreff“ oder „Prüfe, ob Fristen gesetzt sind“.

Für Behörden mit einem heterogenen Posteingang und hunderten Formulararten ist das ein echter Gamechanger: Die Verarbeitung wird schneller, Fehler werden reduziert, und die Übergabe an Abteilungen, E‑Akte, DMS oder Fachverfahren erfolgt zuverlässig und automatisiert.

KI wird Teil der fachlichen Arbeit – nicht ihr Ersatz

Die KI kann auch unstrukturierte Bürgeranschreiben oder handschriftliche Ergänzungen verstehen. Fachabteilungen sind dadurch in der Lage, Automatisierungen eigenständig anzupassen – ohne Programmierung oder externe Projektunterstützung.

Mehrseitige Schriftsätze, E‑Mail‑Verläufe oder Aktenauszüge werden automatisch verdichtet. Mitarbeitende sehen innerhalb weniger Sekunden:

• Worum geht es?
• Welche nächsten Schritte sind erforderlich?
• Gibt es Fristen oder Risiken?

Die Lösung liest Dokumente nicht nur aus, sondern bewertet Inhalte fachlich, erkennt Zusammenhänge und liefert gezielte Hinweise für die weitere Bearbeitung. So entsteht eine fundierte Vorstrukturierung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, schneller und sicherer zu entscheiden.

Datenschutz: Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die öffentliche Hand

Der Einsatz von KI in Behörden steht und fällt mit der Einhaltung der DSGVO. Viele internationale Cloud‑Dienste sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht zugelassen. Kodak Alaris verfolgt daher einen offenen, hybriden Ansatz, der maximale Flexibilität und Datensouveränität ermöglicht:

• Nutzung verschiedener KI‑Dienste je nach Schutzbedarf
• Betrieb von Modellen in privaten Clouds oder On‑Premises
• Kombination lokaler OCR‑ und Handschrifterkennung mit LLM‑Analyse
• Option, nur anonymisierte Inhalte extern zu verarbeiten

So behalten Behörden die volle Kontrolle über ihre Datenflüsse und können individuelle Compliance‑ und Sicherheitsvorgaben jederzeit zuverlässig abbilden.

TR‑Resiscan: Revisionssicherheit von Anfang an mitdenken

Für Behörden reicht die reine Digitalisierung von Eingangsdokumenten nicht aus – entscheidend ist die rechtssichere Ersetzung des Papieroriginals. Die KODAK Info Input Solution 7.5 unterstützt daher Prozesse, die sich konsequent an der TR‑Resiscan des BSI orientieren.

Von der qualitätsgesicherten Erfassung über nachvollziehbare Prüf‑ und Freigabeschritte bis hin zur revisionssicheren Übergabe an die E‑Akte und Langzeitarchive lassen sich alle Anforderungen in durchgängigen, standardkonformen Workflows abbilden.

Die Kombination aus zertifizierbaren Scanprozessen, integrierter IRIS‑OCR zur Erzeugung valider PDF/A‑Dokumente und KI‑gestützter Indexierung gewährleistet eine belastbare Beweiswerterhaltung. Gleichzeitig ermöglicht der grafische Workflow‑Editor die einfache Umsetzung behördenspezifischer Organisationsvorgaben – etwa Vier‑Augen‑Prinzip, Stichproben oder qualifizierte Signaturen und Siegel – ohne Programmierkenntnisse.

So wird die Info Input Solution 7.5 zu einer Plattform, die Digitalisierung, TR‑Resiscan‑Konformität und KI‑Integration in einem konsistenten Betriebsmodell vereint – eine zentrale Voraussetzung, um Papierprozesse nachhaltig und sicher abzulösen.

Offenheit statt Abhängigkeit

Behörden brauchen Wahlfreiheit. Die KODAK Info Input Solution 7.5 unterstützt daher vielfältige KI‑Dienste wie ChatGPT, Google Gemini, AWS Bedrock oder spezialisierte Engines wie Google Doc AI, Hyperscience, Amazon Textract, ABBYY und Microsoft Document Intelligence – auch im On‑Premises‑Betrieb.

Diese Offenheit macht möglich:

• Kombination von Diensten je nach Datenschutzanforderungen,
• Einsatz lokaler oder privater Cloud‑Modelle,
• nahtlose Integration neuer Technologien.

Die Plattform folgt einem zukunftssicheren Prinzip: Verwaltungsprozesse definieren den Rahmen, Technologien bleiben modular austauschbar. Behörden können so heute digitalisieren und morgen neue KI‑Verfahren nutzen – ohne Architekturumbau.

IRIS OCR: Durchsuchbare PDF/A ohne Zusatzkosten

Neu in der KODAK Info Input Solution 7.5: die kostenfreie IRIS OCR Engine. Sie erzeugt hochwertige, durchsuchbare PDF/A‑Dokumente und kombiniert Volltexterkennung mit KI‑basierten Indexwerten.

Die Vorteile:

• revisionssichere Archivierung,
• zuverlässige Recherche über Inhalt und Metadaten,
• einheitliche Qualität – unabhängig vom Eingangskanal.

Das garantiert langfristige Auffindbarkeit in Archiven und Fachverfahren – ohne zusätzliche Lizenzkosten.

Prozesse gestalten statt programmieren – auch mit KI

Der grafische Workflow Editor macht die KODAK Info Input Solution 7.5 organisatorisch zukunftsfähig. Prozesse lassen sich per Drag‑and‑Drop modellieren, anpassen und überwachen – inklusive KI‑Integration.

Fachliche Änderungen werden nicht mehr in teuren Entwicklungsprojekten umgesetzt, sondern können direkt und dezentral erfolgen.

Investitionssicherheit statt Insellösung

Wer heute in den digitalen Posteingang investiert, entscheidet für viele Jahre. Die KODAK Info Input Solution 7.5 ist kein punktuelles KI‑Tool, sondern ein strategisches Fundament:

• offen für kommende KI‑Generationen,
• integrierbar in E‑Akte‑ und DMS‑Landschaften,
• kompatibel mit allen Betriebsmodellen,
• auf öffentliche Verwaltung zugeschnitten.

„Unsere Mission: Dokumentenintelligenz offen, praxisnah und langfristig zukunftsfähig gestalten. Behörden setzen Automatisierung schneller um und entwickeln Prozesse kontinuierlich mit dem KI‑Fortschritt weiter.“

– Axel Schlender, Business Consultant, Kodak Alaris Germany GmbH

Fundament für KI in der öffentlichen Verwaltung

Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit der KODAK Info Input Solution 7.5 erhalten Behörden eine offene, herstellerunabhängige und KI‑fähige Basis für diesen Weg.

„Wir reduzieren Komplexität und ermöglichen unseren Kunden, Automatisierung schneller umzusetzen und Prozesse kontinuierlich mit dem KI‑Fortschritt weiterzuentwickeln.“

– Axel Schlender, Business Consultant, Kodak Alaris Germany GmbH

Wer heute investiert, wählt einen Gamechanger für Input‑ und Dokumentenmanagement – und damit die zukunftssichere Plattform für intelligente Verwaltung.