gesponsertSicher, digital souverän und KI-gestützt Dokumentenaustausch im Gesundheitswesen

KI, elektronische Patientenakte und Telemedizin dominieren die digitale Agenda im deutschen Gesundheitswesen. Doch hinter diesen Schlagworten verbirgt sich eine ungelöste Basisfrage: Wie lassen sich sensible Patientendaten zuverlässig, rechtskonform und effizient zwischen allen Akteuren des Gesundheitswesens austauschen?

Das Krankenhausinformationssystem (KIS) ist das digitale Herzstück jeder Klinik, seine Integrität wird vom BSI in Kooperation mit dem Fraunhofer SIT intensiv geprüft. Eine der Herausforderungen im Klinikalltag bleibt dabei der nahtlose, sichere Übergang von eingehenden Dokumenten ins KIS. Eine Studie von techconsult im Auftrag von Ferrari electronic aus dem Jahr 2025 untersucht den aktuellen Stand der Dokumentenkommunikation in deutschen Unternehmen und Organisationen und zeigt erhebliche Defizite auf, Branchenschlusslicht ist das Gesundheitswesen.

Viele Organisationen nutzen und kombinieren verschiedene Kanäle für den Dokumentenaustausch, was zu Fragmentierung und Ineffizienz führt. Zwar dominieren verschlüsselte E-Mail-Lösungen und Cloud-Dienste, mit 68 bzw. 61 Prozent, dennoch setzen überraschend viele der befragten Unternehmen weiterhin auf unverschlüsselte E-Mails, nämlich 35 Prozent. Die Mehrheit der Fachabteilungen empfindet den Aufwand für die Dokumentenübertragung als belastend, wobei manuelle Schritte und komplexe Bedienoberflächen die Effizienz hemmen. Medienbrüche und zusätzliche Portalsysteme verursachen spürbare Produktivitätsverluste und erfordern häufig umständliche Workarounds.

Digitaler Dokumentenaustausch ist die Zukunft

Trotz aller Bestrebungen sind analoge Prozesse weiterhin fester Bestandteil des Klinikalltags. Viele Zubringerärzte verfügen schlicht über keine IT-Infrastruktur für einen sicheren digitalen Datenaustausch. Dokumente kommen per Fax, werden ausgedruckt, manuell geprüft und händisch ins KIS eingepflegt – ein fehleranfälliger, zeitaufwendiger Prozess.

Hier setzt die OfficeMaster Suite des Berliner Unternehmens Ferrari electronic an. Die Lösung bietet sicheren und datenschutzkonformen Dokumentenaustausch innerhalb von IP-Netzwerken und integriert NGDX, Fax, Voicemail und SMS auf einer einzigen Plattform. Entscheidend dabei: Die Suite integriert sich in bestehende E-Mail-Systeme wie Microsoft Outlook, sodass Anwender keine neuen Werkzeuge erlernen müssen.

NGDX und OCR: Technologie im Dienst der Patienten

Kern der sicheren Übertragung ist der Standard zum Dokumentenaustausch NGDX (Next Generation Document Exchange), der eine manipulations- sowie rechtssichere Übermittlung gewährleistet. Dabei werden Dokument und Übertragungsweg gleichermaßen verschlüsselt; Hash-Werte schließen jede Manipulation zwischen Absender und Empfänger aus. Für Dokumente außerhalb des NGDX-Standards greift Optical Character Recognition (OCR): Die Technologie überführt Textinformationen automatisch ins Zielsystem – ohne manuellen Eingriff. Das entlastet das Klinikpersonal spürbar und reduziert Fehlerquellen.

Neu in der Version 9: Innovation für das Gesundheitswesen der Zukunft

In der neuen Version 9 der OfficeMaster Suite wird erstmals RCS (Rich Communication Services) unterstützt – der moderne Nachfolger der klassischen SMS, der nativ in Android- und iOS-Smartphones integriert ist. Damit öffnet sich die Kommunikation erstmals auch in Richtung Patienten: Formulare wie Anamnesebögen lassen sich beispielsweise künftig sicher auf dem Smartphone empfangen, ausfüllen und zurücksenden – ohne App-Installation, ohne Medienbruch.

Gleichzeitig setzt Ferrari electronic mit OfficeMaster Speech AI auf den Einsatz Künstlicher Intelligenz: Sprachnachrichten werden automatisch in Text umgewandelt und können so asynchron gelesen und weiterverarbeitet werden – ein echter Effizienzgewinn im hektischen Klinikalltag. Entscheidend dabei ist der Aspekt der Digitalen Souveränität: Die KI läuft vollständig im lokalen Netzwerk der Einrichtung, ohne dass sensible Daten das geschützte IT-Umfeld verlassen. Datenhoheit ist damit technisch gewährleistet.

Erfolgreiche Digitalisierung gelingt nur durch integrierte Ansätze, die technische Sicherheit, regulatorische Anforderungen und Nutzerfreundlichkeit von Anfang an und konsequent mitdenken. Hinter jedem Datentransfer steht ein Mensch, dessen Gesundheit von der Qualität dieser Kommunikation abhängt.

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