Die Rechtezuweisung steuert Schoen über PRTG Probes – Polling Engines, die in beliebiger Anzahl einsetzbar sind. Im Störungsfall wird die Rufbereitschaft alarmiert, während gleichzeitig auch die Expertinnen und Experten der Fachabteilung informiert werden. Die Alarmierungen und Benachrichtigungen sowie das Auslösen von automatisierten Aktionen werden anhand von Bibliotheken und Tags gesteuert.

Automatisierung und Entlastung der Bereitschaft

In der Vergangenheit wurde bei Störungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten stets das Bereitschaftsteam alarmiert. Dabei kam es auch vor, dass die zuständige Person an Wochenenden um 3:00 Uhr morgens aufstehen musste, um einen Server neu zu starten. Mit der neuen Monitoring-Lösung können mehrere Komponenten in einem Prozess zusammengefasst und so auch Redundanzen abgebildet werden. Fällt nun beispielsweise einer von drei redundanten Servern aus, wird lediglich eine E-Mail an das zuständige Team gesendet, ohne einen Alarm an das Bereitschaftsteam auszulösen. Selbst bei Ausfällen nicht redundant ausgelegter Systeme entlastet Schoen den Bereitschaftsdienst durch das neue Tool, das automatisierte Routinen wie das Neustarten von Diensten, das Booten von Servern oder das Pausieren von Sensorgruppen übernimmt. Als Beispiel führt er den Spoolerservice seiner Print-Server an: In der Vergangenheit wurde die Bereitschaft bei einem Service-Ausfall oder Absturz sofort alarmiert – rund um die Uhr. Die Monitoring-Lösung startet nun zunächst den Print-Server neu. Sollte das Problem innerhalb einer definierten Zeitspanne nicht behoben werden, erfolgt ein Alarm.

Der Monitoring-Verantwortliche fasste das Ergebnis zusammen: „Mit den Business-Process-Sensoren und den zahlreichen Möglichkeiten zur Automatisierung in PRTG lassen sich manuelle Eingriffe erheblich reduzieren. Unsere Bereitschaftsteams werden deutlich entlastet.“ Dabei würde die Zuverlässigkeit ihrer Systeme keineswegs darunter leiden. „Im Gegenteil: Wenn außerhalb der offiziellen Dienstzeit ein automatischer Reboot durch das Tool möglich ist, geht das immer schneller als eine Alarmierung der Rufbereitschaft. Denn die erfordert zunächst eine gewisse Reaktionszeit, bevor schließlich Maßnahmen ergriffen werden“, erklärte er. Im Klinikum herrsche schließlich ein 24/7-Betrieb und im Extremfall würden Leben von zuverlässig funktionierenden Systemen abhängen. „Je schneller wir Störungen beheben können, desto besser und zuverlässiger werden unsere Systeme und desto besser können wir unsere Patienten versorgen“, so Schoen.

Monitoring-Alltag

Es sind nicht nur die großen Themen, bei denen die neue Monitoring-Lösung das IT-Team des UKT entlastet. Mit etwas Kreativität können kleine, alltägliche Routinen zu einer großen Hilfe werden:

„Neben den üblichen Sensor-Zuständen rot, gelb und grün, die oft wenig Beachtung finden, zeigt PRTG auch pausierte Sensoren an – und zwar in Blau. Immer wieder kommt es vor, dass Kolleginnen und Kollegen zu Wartungszwecken reihenweise Sensoren unbefristet pausieren und dann vergessen, diese nach abgeschlossener Wartung wieder aktiv zu schalten.“ Der Service-Owner Torsten Schoen teilte zudem mit, dass sie stattdessen nun die Anzahl der abgestellten Sensoren überwachen würden. Sobald eine definierte Menge erreicht ist, bekämen sie eine entsprechende Benachrichtigung. „Wir checken das anschließend und informieren gegebenenfalls den Mitarbeitenden. Damit vermeiden wir, dass immer wieder ganze Bereiche versehentlich aus dem Monitoring fallen.“

Ein anderer Mehrwert des neuen Monitoring-Tools liegt laut Schoen in den sogenannten Maps – individuelle und einfach erstellbare Dashboards, die er auf großen Monitoren anzeigen lässt:

„Eine E-Mail wird gern einmal übersehen. Außerdem wollen wir unsere Kolleginnen und Kollegen nicht bei jeder Kleinigkeit via E-Mail, SMS oder Push-Nachricht alarmieren.“ Die Maps hätten sich dagegen als sehr nützliches und effektives Mittel erwiesen: „Wird auf dem Monitor im Büro plötzlich ein Sensor rot, wird das erstaunlich gut wahrgenommen und die zuständigen Personen können sich um die Störung kümmern“, sagte er.

Die Zukunft im Blick

Ein wichtiges Argument bei der Entscheidung für die neue Lösung war die Zukunftssicherheit. Im ersten Schritt geht es um das Monitoring der IT und der damit eng verknüpften medizinischen Systeme. Allerdings ist ein Krankenhaus kein statisches System. Die IT wächst und wird immer wichtiger. Auch die medizinischen Umgebungen werden in immer stärkerem Maß digitalisiert und mit der IT verzahnt. Daher war es ein zentrales Anliegen, auf eine Lösung zu wechseln, die auf lange Sicht als alleiniges Monitoring-System ausreicht und auch kommenden Anforderungen gewachsen ist. Dabei sind mehrere Aspekte wichtig:

• Skalierbarkeit: Die aktuelle Installation stößt mit 18.000 Sensoren an ihre Leistungsgrenzen. Das UKT setzt vorausschauend eine PRTG Enterprise Monitor Lizenz ein, mit der es beliebig viele zusätzliche PRTG-Server installieren kann, lizenztechnisch muss lediglich die Zahl der Sensoren erhöht werden.

• Dezentralisierung: Die Planung des UKT hinsichtlich des Netzwerks und der IT-Infrastruktur sieht eine stärkere Segmentarisierung und Dezentralisierung vor. Mit der PRTG Enterprise Monitor-Lizenz und der Remote Probes bietet das neue Monitoring-Tool alle notwendigen Features, um diese Maßnahmen aus Monitoring-Sicht zu unterstützen.

• Einbeziehung IT-ferner Komponenten: Auf lange Sicht soll das Monitoring im Universitätsklinikum Tübingen auch auf Bereiche jenseits der IT ausgeweitet werden. Das umfasst sowohl medizinische Geräte und Systeme als auch beispielsweise die Gebäudetechnik im Rechenzentrum. PRTG ist durch die native Unterstützung von Methoden wie DICOM und HL7 im medizinischen Bereich sowie von Modbus oder MQTT in der Gebäudetechnik umfassend darauf vorbereitet.

• Krankenhauszukunftsgesetz: Last but not least spielt ein umfassendes IT-Monitoring auch eine wichtige Rolle bei der Erfüllung der Anforderungen des Krankenhauszukunftsgesetzes, indem es Sicherheit und Zuverlässigkeit der IT-Umgebung gewährleistet und verbessert.

Darüber hinaus sieht Schoen auch für die medizinischen Fachabteilungen noch viel Potenzial in einem weiteren Ausbau des Monitorings: „Oft sind sich die medizinischen Fachabteilungen im Haus gar nicht im Klaren darüber, was mit PRTG als IT-Monitoring-Tool in ihrem Fachbereich möglich ist. Mithilfe der DICOM- und HL7-Unterstützung können wir medizinische Umgebungen fast vollständig überwachen.“ Dabei fügte er hinzu, dass sich über vordefinierte Schnittstellen auch die Kommunikationsserver an das Tool anbinden ließen. „Mit einem übergreifenden Monitoring, das sowohl die IT als auch die medizintechnischen Systeme abbildet, können wir eine viel effizientere Fehleranalyse betreiben und Störungen im Vorfeld lokalisieren und beheben, bevor sie zu ernsten Problemen führen“, sagte er schließlich.

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