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Anpassungen und Tests liefen bis ins Frühjahr 2022, danach erfolgte der Import der Daten und deren Zuordnung im neuen System. Hier mussten Hilfssysteme aufgebaut und zusätzliche Komponenten in Betrieb genommen werden, da es Unterschiede in den Konzepten zu überbrücken galt. Es wurde eine einfache Oberfläche programmiert, um den Anwendern einen direkten Zugriff auf jene Datenbank zu ermöglichen, auf der auch VM.7 läuft. Der Zugriff auf Datenbankebene ohne Extraanwendungen war für das ITSC wichtig, auch die Schnittstellen werden so vereinfacht. Die Bereitstellung in den verschiedenen Instituten erfolgte im ersten Halbjahr 2022. Nach den umfangreichen Tests und Vorarbeiten gestaltete sich der eigentliche Go-Live reibungslos und ohne Probleme.

Umstieg auf das neue System

Kleine Fehler wurden und werden im Betrieb behoben. Das Team musste sich dennoch an den Systemwechsel erst gewöhnen. Im alten System waren die Formulare gezielt an die Anforderungen angepasst worden, im neuen haben sich Abläufe verändert.

Über die enge Zusammenarbeit mit Michael Brüning fand ein Wissenstransfer statt und das Team des ITSC eignete sich Know-how hinsichtlich Technik, Administration und Anwendung an. Jacubetz koordinierte die Anforderungen und die Abstimmung innerhalb des Teams und schulte einzelne Teammitglieder gezielt auf deren individuellen Bedarf, meistens mit dem Ziel, Abläufe zu vereinfachen. Eine Kurzanleitung erleichterte den Einstieg, alles Weitere zur Bedienung von VM.7 eigneten sich die Mitarbeiter durch ‚learning by doing‘ an. Fünf Mitarbeiter nutzen die Lösung heute, um aktiv Geräte anzulegen und Auswertungen einzusehen; einen lesenden Zugriff haben 20 bis 30 Nutzer sowie 60 bis 70 weitere IT-Beauftragte der Institute.

Anpassungen finden weiterhin statt. Ein Wunsch stellte zum Beispiel dar, die Falscheingabe von MAC-Adressen und Hostnamen der Geräte zu verhindern. Bei der IP-Adressverwaltung wurde neben der Funktion der Neuvergabe und des Löschens eine Änderungsfunktion integriert. Was die IT selbst anpassen kann, erledigt sie; kommen die Client-Funktionen an ihre Grenzen oder sind die Änderungen komplizierter, wird AT+C ins Boot geholt. „Wir sind sehr zufrieden mit der Kommunikation. AT+C ist jederzeit erreichbar und unsere Fragen werden technisch kompetent beantwortet – auch kurzfristig“, so Jacubetz.

Die Verbesserungen

Im Alltag hilft die Flexibilität der Lösung, bei Bedarf weitere Felder leicht ergänzen zu können. Informationen, die vorher nicht zur Verfügung standen, können hinterlegt werden, etwa welches Betriebssystem auf PCs und Notebooks läuft. Dies wurde in der Legacy-Lösung zwar teilweise in Freitextfeldern ergänzt, konnte aber nicht zum Filtern von Listen genutzt werden. Berichte und Reports lassen sich leicht erstellen; Felder und Informationen können gesammelt, ausgegeben und gespeichert werden. Das System skaliert wie erwartet und AT+C gewährleistet die Sicherheit durch die Entwicklung mit Fokus auf die Sicherheitsfeatures der Applikation. Auch die Abhängigkeit von den betreuenden Mitarbeitern konnte aufgelöst werden.

„Wir sind sehr zufrieden, die Lösung erfüllt unsere Erwartungen und ist auf die Anforderungen der Zukunft ausgerichtet“, bilanziert Jacubetz. Eine Ausweitung der Zusammenarbeit ist geplant. Aktuell steht die Vereinfachung der Prozessabläufe im Fokus, künftig sollen zusätzliche Funktionen des Tools wie Glasfaser- und Serverraumverwaltung hinzukommen.

Fazit

Die neue Software erlaubt dem IT-Bereich der Medizinischen Universität Wien durch die flexible Erweiterbarkeit und Funktionen wie dem IP-Adressmanagement ein einfacheres Arbeiten im Alltag. Berichte und Auswertungen lassen sich schnell erstellen, das System bietet die notwendige Flexibilität und Erweiterbarkeit für die Zukunft. Durch einen Service und Wartungsvertrag mit AT+C ist sichergestellt, dass alle notwendigen, insbesondere sicherheitsrelevanten, Updates zur Verfügung gestellt werden und bei Fragen und Problemen auf den Support des Herstellers zurückgegriffen werden kann.

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