Best Practice: NHS Care Trust Mit der richtigen Strategie zur optimalen Patientenversorgung

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Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte in Gesundheitseinrichtungen zeigen vielerorts, welche Potenziale digitale Technologien bergen und wie sie nicht nur bei der Behandlung von Patienten, sondern auch im Vor- und Nachhinein Personal und die zu Behandelnden unterstützen. Dennoch gilt es noch einige Aufgaben zu meistern.

Vom schnellen Zugriff auf Patienteninformationen bis zu deren Zusammenfassung in einer Akte – mithilfe von digitalen Lösungen und Prozessen im Gesundheitssystem können Effizienz und Patientenerfahrung noch einmal verbessert werden. Ein Blick in die britische Hauptstadt zeigt, welchen Einfluss die digitale Transformation auf eine Klinik haben kann: Das Londoner Krankenhaus Chelsea und Westminster konnte die Wartezeiten stationärer Patienten um 28 Prozent reduzieren, indem es Personal- und OP-Pläne sowie nötige OP-Vorbereitungen in einem Portal mit Zugriff für das klinische Personal und Administratoren integrierte.

Die Vorteile der Digitalisierung im Gesundheitssystem liegen also auf der Hand. Dennoch: Der Transformationsprozess im Gesundheitsmanagement hin zu umfassender Digitalisierung ist nicht ohne Herausforderungen. So sieht sich das medizinische Fachpersonal unter anderem mit der Herausforderung konfrontiert, die passende Technologie zu finden (42 Prozent). Gleichzeitig fühlt es sich nicht ausreichend in die Strategie eingebunden und gibt an, noch nicht genügend Unterstützung bei der Anwendung der neuen Technologie erhalten zu haben.

Gesundheitsdienstleister, Krankenhäuser und Krankenkassen verwenden zudem eine beträchtliche Menge an Papierakten. Ein sauberer Austausch einer Papierakte gegen eine digitale ist daher nicht einfach. Auch grundsätzlich berechtigte Bedenken hinsichtlich des potenziellen Missbrauchs bei der Online-Speicherung und -Übermittlung von persönlichen Gesundheitsdaten, müssen berücksichtigt werden.

Digitale und physische Gesundheitsdaten sicher verwalten

Das Gesundheitswesen ist immer noch auf Papierakten angewiesen. Eine passende Digitalstrategie sollte daher im Datensicherheitsprotokoll auch die sichere Aufbewahrung und Entsorgung von Papierdokumentation berücksichtigen. So können Akteure im Gesundheitssystem digitales Arbeiten weiter vorantreiben und haben bei Bedarf dennoch einfachen Zugriff auf physische Akten. Die Digitalstrategie muss darüber hinaus die Dokumenten- und Informationsintegrität wahren: Alle verwalteten Daten – ob digital oder physisch – müssen den Datenschutzgesetzen und den Anforderungen an die Privatsphäre der Patientinnen und Patienten entsprechen. So wird Vertrauen für die digitale Verwaltung dieser Daten geschaffen und um die Unterstützung der Öffentlichkeit dafür geworben. Nach und nach können auch ältere Aufzeichnungen digitalisiert werden. Wenn physische Dokumente zur Entsorgung bereit sind, sollten sie ebenfalls in Übereinstimmung mit Datenschutz- und Compliance-Vorschriften vernichtet werden.

Bitkom-Umfrage

Mehrheit für Einführung von E-Rezept und E-Patientenakte

Die Mitarbeitenden bei der digitalen Transformation berücksichtigen

Die Mitarbeitenden im Gesundheitswesen müssen zudem im Transformationsprozess eingebunden sein und auf neue und vermehrt digitale Prozesse vorbereitet werden. Zunächst sollten sie klare schriftliche Richtlinien erhalten, die die wichtigsten Aspekte der Informationssicherheit abdecken. Diese sollte die Nutzung geschäftlicher Laptops, Telefone und anderer Geräte einschließen. Alle Mitarbeitenden sollten außerdem an Schulungen zu den eingeführten Lösungen und zur Cybersicherheit teilnehmen, um sie für die neue Arbeitsweise und auch für potenzielle Phishing- und Malware-Angriffe zu sensibilisieren.

Um optimale Remote-Arbeitssicherheit sicherzustellen, braucht es offizielle Unternehmensrichtlinien. Diese sollten die Nutzung von Geschäftsunterlagen auf persönlichen Geräten, das Versenden von Geschäftsunterlagen an persönliche E-Mail-Adressen oder an Postfächer außerhalb der Unternehmensdomäne, das Drucken von Geschäftsdokumenten zu Hause und das Verwenden von persönlichen Flash-Laufwerken zur Speicherung von Geschäftsinformationen definieren.

Optimierung der Gesundheitseffizienz: Umsetzungsbeispiel NHS

Eine zukunftsfähige Digitalstrategie sollte also in der Lage sein, digitale und physische Dokumente auf optimale und sichere Weise miteinander zu verknüpfen, während gleichzeitig alle involvierten Personen in den Digitalisierungsprozess einbezogen werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hierbei auch darin, den geeigneten Partner zu finden. Ein Spezialist für die Verwaltung sowohl physischer als auch digitaler Dokumente kann eine erfolgreiche und gesetzeskonforme Praxis sicherstellen.

Wie die Transformationsprozess verlaufen kann, illustriert ein Umsetzungsbeispiel vom NHS. Ziel des NHS Care Trust ist, im gesamten Vereinigten Königreich die Gesundheits- und Sozialdienste für registrierte Patienten zu vereinen. Mit der Einführung neuer lokaler Gesundheitsorganisationen (sogenannte Clinical Commissioning Groups) wurde der Trust temporärer Verwalter für Tausende von Patientenakten. In diesem Zuge sollte auch die sachgemäße Speicherung von Aufzeichnungen und das Datenmanagement selbst optimiert werden. Die größte Herausforderung bestand in der Menge an physischen Papierakten, die zu erheblichen Lagerkosten für den NHS führen würde.

In einem ersten Schritt wurden Dokumente aus den verschiedenen Abteilungen des Trusts an einen sicheren Speicherort gebracht und nach Quellen kategorisiert. Beschaffungscodes wurden hinzugefügt, um das Abrufen und Zuordnen von Kosten zu verschiedenen Abteilungen zu erleichtern und die Reaktionszeiten zu verbessern. Dokumentenarchive wurden in aktive und inaktive Datensätze aufgeteilt, um bei Bedarf einen einfachen Abruf zu ermöglichen.

Anschließend erfolgte die Digitalisierungskomponente, bei der alle aktiven Dateien in das digitale Archiv des Trusts zurückgescannt wurden. Dies erfolgte durch die Verwendung eines Prozessarbeitsbuch: So wurde sichergestellt, dass die gescannten Dokumente vor Gerecht als rechtsgültig anerkannt werden, ohne dass Originaldokumente in Papierform vorgelegt werden müssen. Lokale Manager des Trusts erhielten zudem ein Toolkit für die Dateien, die noch an Trust-Standorten aufbewahrt werden. Dieses Toolkit enthielt Kategorisierungsrichtlinien, Übermittlungsformulare und doppelte Barcode-Etiketten.

Gleichzeitig wurden inaktive Papierakten in die Datenspeicher übertragen, unterstützt von einem Projektteam. Alle Datensätze wurden sorgfältig auf dem Online-Portal Iron Mountain Connect protokolliert, wodurch ein ausfallsicherer elektronischer Datensatz für die gespeicherten Dokumente erstellt werden konnte. Dieser ermöglicht zudem schnelle und unkomplizierte Abfragen. Bei Bedarf erfolgte abschließend die sichere Dokumentenvernichtung aus dem zentralen Speicher und den 40 Standorten des Trusts mithilfe modernster Schredderanlagen.

Debatte im Bundestag

„Wir-machen-das-Leben-einfacher-Gesetze" – Bundestag berät zu DigiG und GDNG

Schließlich entwickelte Iron Mountain auch einen BSI-konformen Scan-On-Demand-Dienst, der es dem Trust ermöglichen würde, bestimmte Verantwortlichkeiten an eine andere Organisation zu übertragen. Zunächst wurde ein Pilotversuch durchgeführt, bei dem ein vollständig sicherer Online-Übertragungsprozess und ein Schulungsprogramm zum Einsatz kamen. Innerhalb von zwei Monaten nutzten der Trust und andere Organisationen Scan-On-Demand als Standard.

Letztendlich führte die Umstrukturierung der Aufzeichnungen des Primary Care Trust dazu, dass sowohl physische Aufzeichnungen als auch digitale Patienteninformationen reibungslos miteinander interagieren und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus muss der Trust durch die Nutzung eines einzigen Dienstleisters für seine Unterlagen nicht mehr verschiedene IT-Systeme durchsuchen. In den Worten eines Information Governance Managers: „Jetzt ist alles viel einfacher. Wir können Daten auch nahtlos mit anderen Organisationen teilen.“

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