Definition Was regelt ein IT-Notfallplan?

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Durch einen IT-Notfallplan erhalten Mitarbeiter in Einrichtungen wichtige Anweisungen für technische Notsituationen. Die Pläne müssen vor allem im Gesundheitswesen umfassende Lösungsoptionen bieten, um eine schnelle Problembehebung sicherzustellen.

Ein IT-Notfallplan ist ein Plan mit Anweisungen, welche Mitarbeiter in einer Einrichtung in IT-Notfällen befolgen sollen. Diese Planungen sind für verschiedene Situationen notwendig. Dazu zählen beispielsweise Hardwareausfälle und Cyberangriffe. Wenn äußere Einflüsse wie menschliche Fehler oder Naturkatastrophen ernsthafte IT-Störungen verursachen, benötigen die Beteiligten ebenfalls einen IT-Notfallplan. Während Mitwirkende mit umfassenden Planungen auf einen IT-Notfall vorbereitet sind und dadurch schnell richtig handeln, lassen sich erhebliche Schäden vermeiden.

Die typischen Hauptbestandteile eines IT-Notfallplans decken die folgenden Themenbereiche ab:

• Einführung und Übersicht

• Meldewege für IT-Notfälle

• notwendige Sofortmaßnahmen im Ernstfall

• Anweisungen zur IT-Notfallorganisation

• Notfall-Kommunikation

Verantwortlichkeiten und Meldewege

Pläne für IT-Notfälle müssen bereits bei der Einführung deutlich machen, welche konkreten Ziele mit den enthaltenen Anweisungen angestrebt werden. Der Zweck des IT-Notfallplans sollte eindeutig abgegrenzt sein. Darüber hinaus geht aus der Einführung klar hervor, für welche Bereiche der Plan in einer Einrichtung gilt. Zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Berufsgruppen bleiben wiederum unmissverständliche Abgrenzungen der Verantwortlichkeiten sowie Zuständigkeiten bei Notfällen unverzichtbar.

Für eine schnelle Problemlösung in ernsthaften Situationen ist es äußerst wichtig, dass die Meldewege durch einen IT-Notfallplan im Detail abgeklärt sind. Dadurch können die entscheidenden Beteiligten in Ernstfällen so früh wie möglich von den Problemen erfahren. Bei der Planung der Meldewege ist es sinnvoll, eindeutig zwischen unproblematischen Betriebsstörungen und bedrohlichen IT-Notfällen zu unterscheiden. In Notsituationen mit hohen Sicherheitsrisiken müssen unnötige Verzögerungen während der Benachrichtigung der zuständigen Personen ausgeschlossen sein.

Zeitlicher Ablauf, Gruppeneinteilung und Kommunikation

Zwingend erforderliche Sofortmaßnahmen für Ernstfälle sollten in einem IT-Notfallplan im Detail beschrieben sein. Hierdurch erfahren Mitarbeiter, welche Maßnahmen im Hinblick auf die Sicherheit und andere primäre Ziele in IT-Notfällen den Vorrang genießen. Beispielsweise ist es bei Cyberangriffen oft notwendig, umgehend die Internetverbindung sicher zu trennen. Außerdem zählt bei der Notfallplanung in vielen Fällen die Datensicherung zu den alternativlosen Sofortmaßnahmen.

Durch die Organisation der relevanten Abläufe klärt ein IT-Notfallplan, in welcher Reihenfolge die unterschiedlichen Maßnahmen durchgeführt werden. Außerdem legt der Plan fest, wer einen Notfall ausrufen kann oder anschließend mit Alarmierungsketten direkt einbezogen wird. Sobald der Ernstfall eintritt, ist wiederum die Dokumentation der Ereignisse ein zentraler Bestandteil der geplanten IT-Notfallorganisation. Die festgelegten Pläne regeln auch, wie sich ein IT-Notfallstab zusammensetzt und richtungsweisende Entscheidungen trifft.

Mit Vorgaben zur Kommunikation nennt ein IT-Notfallplan zuerst Meldepflichten, die verantwortliche Mitarbeiter zwingend erfüllen müssen. Die Kontaktinformationen der entscheidenden Ansprechpartner sind im Plan genauso hinterlegt. Außerdem werden bei der Notfallplanung direkt Textvorlagen erstellt, die für interne und externe Nachrichten im Ernstfall sofort zur Verfügung stehen.

Festgelegte Kriterien für die Risikoanalyse bei der Planung

Bei der Zusammenstellung eines IT-Notfallplans legen Einrichtungen in der Regel zugleich individuelle Kriterien für die Risikoanalyse fest. Ergebnisse einer Risikobewertung helfen dabei, besonders wichtige Handlungsoptionen für die Risikominimierung zu priorisieren. Die IT-Notfallpläne verdeutlichen daher in der Regel, welche speziellen Aufgaben im Notbetrieb sowie bei der Wiederherstellung der Systeme eine hohe Priorität genießen. Dafür werden im Rahmen der Notfallplanung außergewöhnlich kritische Anwendungen und Geschäftsprozesse identifiziert.

Austauschbare Anhänge der IT-Notfallpläne für die Aktualisierung von Daten

Die Erstellung eines IT-Notfallplans ist keine einmalige Aufgabe. Eine regelmäßige Kontrolle der Planungen durch Tests bleibt unverzichtbar, um Sicherheitsprobleme für den Ernstfall möglichst auszuschließen. Veränderte Strukturen innerhalb einer Einrichtung können genauso wie neue Risiken eine Anpassung der IT-Notfallpläne zwingend erforderlich machen. Ohne die Weiterentwicklung der Pläne entstehen langfristig oft Sicherheitslücken.

Wenn sich bestimmte Hinweise und Ergänzungen zum IT-Notfallplan schnell ändern können, erstellen zahlreiche Einrichtungen hierzu austauschbare Anhänge. Dadurch lassen sich neue Daten nach Veränderungen unkompliziert einpflegen. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Namen von Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten, die beispielsweise durch einen regen Personalwechsel eventuell nur kurzfristig aktuell bleiben.

Spezielle Herausforderungen im digitalisierten Gesundheitswesen

Im digitalisierten Gesundheitswesen sind IT-Notfallpläne mit außergewöhnlichen Herausforderungen verbunden. Denn mit der Digitalisierung sind variantenreiche Prozesse in den medizinischen Einrichtungen von der IT abhängig geworden. Weil IT-Notfälle schlimmstenfalls Behandlungen und somit die Gesundheit der Patienten beeinträchtigen können, müssen Pläne für Ernstfälle zwingend sichere Problemlösungsstrategien bieten. In Krankenhäusern ist es beispielsweise sehr problematisch, wenn elektronische Patientendaten, Labordaten oder sonstige Befunde nicht mehr abrufbar sind. Eine Sicherung der Daten mit unkomplizierten Zugriffsmöglichkeiten bleibt dementsprechend in Notsituationen unentbehrlich.

Das zentrale Ziel eines IT-Notfallplans besteht darin, die Bewältigung der relevanten Notfallsituationen zu ermöglichen und potenziellen Schaden zu minimieren. Zugleich sind die Pläne nicht nur im Gesundheitswesen für die Einhaltung von verschiedenen Gesetzen häufig unverzichtbar. Finanzielle Verluste und Unzufriedenheit bei Patienten oder Kunden vermeiden IT-Notfallpläne in vielen Situationen ebenfalls.

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