Definition Wie hilft OCR bei der Digitalisierung?

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Governikus GmbH & Co. KG

Die Optische Zeichenerkennung oder kurz OCR dient dazu, die Zeichenketten in gescannten Dokumenten in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Auch im Gesundheitswesen lassen sich damit nur als Bild oder Ausdruck vorliegende Dokumente digitalisieren.

Nach dem Scannen oder Abfotografieren liegen Dokumente zunächst einmal als eigenständige oder im PDF-Dokumentformat eingebettete Bilder vor. Die darin enthaltenen Wörter oder Ziffern werden vom Computer nicht als solche erkannt. Somit lässt sich der Text nicht kopieren, durchsuchen oder bearbeiten. Hier kommt die OCR-Technologie mit der Umwandlung in ein Textformat zum Einsatz.

Im Zuge der optischen Zeichenerkennung wird das Bild oder Dokument zunächst von einer Software gescannt und analysiert. Das OCR-System unterteilt bzw. zerlegt es in einzelne Elemente und bereitet es auf. Es erkennt Zeichen in verschiedenen Schriftarten, der verbleibende Text wird nur schwarz-weiß dargestellt. Dies vereinfacht die Texterkennung. OCR automatisiert den Prozess der Umwandlung und speichert die erkannten Zeichen digital. Das Ausgabeergebnis kann dabei je nach Qualität des Ausgangsmaterials und der Software variieren. Mittlerweile kommt auch Künstliche Intelligenz zum Einsatz, um fehlerhafte Ergebnisse basierend auf Rechtschreibkorrektur und kontextuellem Zusammenhang zu korrigieren.

Durch die Optische Zeichenerkennung ist es möglich, physischen Speicherplatz zu minimieren und die Arbeitsprozesse zu verbessern. Für Unternehmen beschleunigt die Technologie die Papier-zu-Digital-Dateneingabe wesentlich und reduziert zugleich die Umweltbelastung.

Optische Zeichenerkennung im Gesundheitswesen

OCR ist unverzichtbar und weit verbreitet im Gesundheitswesen. Die Technologie hilft dabei, die medizinischen Daten und Dokumente der Patienten und Krankenhäuser, wie Patientenformulare, Arztbriefe, Rezepte oder Laborergebnisse, zu verwalten und gedruckte oder handgeschriebene Texte in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Es entsteht ein vollständig durchsuchbares und mitunter editierbares digitales Dokument.

Berge an Patientenakten sind ein häufiges Problem, das sich aus der riesigen Menge an Dokumenten in Papierform im Gesundheitswesen ergeben. Durch OCR können sie digitalisiert werden, was den Zugriff, die Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung vereinfacht und beschleunigt, die manuelle Arbeit und den Verwaltungsaufwand reduziert und die Qualität der Patientenversorgung erhöht. Auch die Fehlerminimierung, der Schutz sensibler medizinischer Daten wie Patienteninformationen und die Verringerung der benötigten Arbeitskräfte sind weitere Vorteile von OCR.

Vollständiger und zonaler OCR – die Unterschiede

• Bei der vollständigen OCR wird für eine umfassende Extraktion der Daten das ganze Dokument ausgelesen und der gesamte Inhalt des Textes durchsucht und verarbeitet.

• Bei zonaler OCR ist die Spezialisierung höher, denn der Fokus liegt auf bestimmten Bereichen bzw. Zonen im Dokument. Alles außerhalb der Zone kann nicht gelesen werden.

Ob vollständige oder zonale OCR genutzt wird, hängt von verschiedenen Aspekten ab, wie:

• Dokumentenart

• Erforderliche Informationen

• Verwendungszweck

Beide Varianten lassen sich im Übrigen auch kombinieren. Dank KI-Unterstützung liefert OCR-Technologie mittlerweile sehr genaue Ergebnisse und kann auch sehr komplexe Dokumente schnell konvertieren.

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