Digitalisierung Fünf Tipps gegen den Personalmangel im Gesundheitswesen

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Für viele Organisationen im Gesundheitswesen ist es schwieriger denn je, qualifiziertes Personal zu finden. Bis zum Jahr 2033 werden in Deutschland 300.000 Pflegekräfte und circa 5.000 ambulante Ärztinnen und Ärzte fehlen. Mihály Gündisch zeigt in seinem Gastbeitrag, wie digitale Lösungen helfen können, Bewerbungen, Onboarding und andere Prozesse zu modernisieren.

Schon jetzt ist die Belastung im Gesundheitswesen aufgrund von Personalmangel extrem hoch und auch die Zahl der diagnostizierten Burnouts steigt seit Jahren – insbesondere bei unter 55-Jährigen. Die Gründe dafür sind vielfältig: mangelnde Flexibilität am Arbeitsplatz, niedrige Bezahlung, bürokratische Hürden und die wachsende Zahl von Patienten.

Zusätzlich tragen veraltete, ineffiziente Verwaltungsabläufe und viel Papierkram in den Gesundheitseinrichtungen zu diesen Problemen bei. Eine DocuSign-Studie ergab, dass etwa 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Gesundheitswesen mehr als fünf Stunden pro Woche mit Faxen, Drucken und Scannen von Dokumenten verbringen. Das sind 5.200 Stunden pro Mitarbeiter, die jedes Jahr für Formalitäten verschwendet werden.

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Dabei könnten unzählige Prozesse, die für Formulare, Dokumentationen, Signaturen und Notizen aufwendet werden, vereinfacht und beschleunigt werden. Dazu ein Beispiel: Als Vermittler von medizinischen Fachkräften hat doctari ein sehr hohes Vertragsaufkommen. Mit der Umstellung auf die qualifizierte elektronische Signatur mit Videoidentifizierung konnte das Unternehmen die Arbeitsabläufe seiner Mitarbeiter deutlich vereinfachen. Seitdem sparte doctari nicht nur viel Zeit, sondern auch rund 830 kg Holz, 20.397 Liter Wasser, 1.948kg CO₂ und 135 kg Müll ein und leistet damit einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz.

Mit der Investition in digitale Lösungen könnten Gesundheitseinrichtungen nicht nur die Effizienz in der Verwaltung erhöhen, sie würden damit auch den Zufriedenheitsgrad ihrer Mitarbeiter spürbar erhöhen und in Folge die Patientenbetreuung verbessern. Wo konkret Digitalisierung gängige Arbeitsabläufe verbessern kann, zeigen folgende fünf Empfehlungen:

1. Digitale Verwaltung im Einstellungsmanagement

Ein Bewerbermanagementsystem (Application Tracking Systems, ATS) hilft bei der Erledigung allgemeiner Aufgaben im Personalwesen: Stellenbeschreibungen verfassen, Stellen in Jobbörsen ausschreiben, Bewerbungsgespräche planen, Prüfungen durchführen und Vertragsangebote mit elektronischen Signaturen sicher generieren. Wenn Unternehmen etwa eine Vielzahl an Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung erhalten, müssen Ressourcen bereitgestellt werden, um all diese Dateien zu sichten.

Mit Hilfe einer digitalen Verwaltung können Bewerber ihren Lebenslauf für die Auffindbarkeit optimieren und Personalverantwortliche anhand von Schlüsselwörtern nach Bewerbern suchen. Das System automatisiert den Prozess des Kandidaten-Matchings und Personalverantwortliche können datengestützte Einstellungsentscheidungen treffen. Um den Dokumentenaustausch mit ihren Bewerbern sicher zu gestalten, sollten Teams im Gesundheitswesen auch die Vertragsunterzeichnung digitalisieren, um unter Berücksichtigung der lokalen Anforderungen etwa Einsatzverträge von Kliniken sowie Arbeitsverträge von Fachkräften, die der Schriftformerfordernis unterliegen, digital zu unterschreiben.

2. Digitale Anmeldesysteme, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen

Bei der Einstellung von Fachkräften im Gesundheitswesen ist die Legitimationsprüfung nicht verhandelbar. Sie stellt sicher, dass Bewerber und Bewerberinnen über die erforderlichen Qualifikationen, Zertifizierungen und Erfahrungen verfügen, um eine optimale Patientenversorgung zu gewährleisten. Die Überprüfung medizinischer Zeugnisse kann bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen, und wenn dann noch papierbasierte Verfahren hinzukommen, dauert es noch länger. Diese Verzögerungen sind sowohl für das Unternehmen als auch für die neuen Mitarbeiter schwierig.

Mit digitalen Anmeldesystemen können HR-Teams eine Überprüfung anfordern und erhalten die Antworten schnell über sichere, konforme Systeme. Durch die Integration mit Lösungen für elektronische Unterschriften wird der Genehmigungsprozess einfacher, da die Informationen automatisch ausgefüllt werden und die Dokumente nur noch eine elektronische Unterschrift erfordern.

3. Digitales Onboarding-System zur Verbesserung der Compliance

Während der Einstellungsprozess die Chance bietet, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, bietet der Onboarding-Prozess die Möglichkeit, eine solide Beziehung zu den Mitarbeitern aufzubauen. Viele Unternehmen verfügen jedoch über ineffiziente Onboarding-Systeme, die die Zusammenarbeit zwischen HR-Teams und neuen Mitarbeitern erschweren.

Beim Onboarding sind viele Dokumente erforderlich und ungenaue oder handschriftlich eingefügte Daten können den Einarbeitungsprozess unnötig in die Länge ziehen. Wenn beispielsweise Mitarbeiterdaten ohne Zustimmung weitergegeben werden, könnte dies aufgrund fehlender Schutzmaßnahmen eine saftige Geldstrafe nach sich ziehen. Teams im Personalwesen, die eine verschlüsselte E-Signatur-Lösung verwenden, können dieses Problem vermeiden und erhalten zudem einen digitalen Prüfpfad für jede Bewegung, so dass sie das Onboarding-Verfahren in jedem Schritt des Prozesses sicher verfolgen können.

4. Digitale Patientenformulare für einen besseren Informationsfluss

Auch die Patientenaufnahme wird vielerorts noch durch zeitaufwendige Papierformulare behindert und bergen das Risiko, dass Vorschriften nicht eingehalten werden. Die fehlende Digitalisierung des Einwilligungsprozesses führt zu organisatorischen Risiken, sei es, dass die Einwilligung verloren geht oder dass nicht nachgewiesen werden kann, dass die Patientin oder der Patient das Verfahren wirklich verstanden hat.

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Kann das Patientenaufnahmeformular hingegen digital mit einer E-Signatur bestätigt werden, macht das den Patienten sowie den Mitarbeiterinnen das Leben leichter und gewährleistet gleichzeitig alle nötigen Compliance-, Sicherheit- und Datenschutz-Vorgaben. Nachdem die Formulare elektronisch ausgefüllt wurden, können diese automatisch in die elektronische Gesundheitsakte (eGA) oder die jeweilige Dokumentenmanagementlösung hochgeladen werden.

5. Lösungen zur digitalen Identifizierung

Digitale Identifikationslösungen ermöglichen es Organisationen aller Größen, ihre internen Prozesse wie etwa im Personalwesen, aber auch externe Abläufe, wie Rezepte und Anträge auf Leistungsansprüche zu vereinfachen. Indem sie die Identität einer Person im Vorfeld einer Vereinbarung überprüfen, sorgen sie für einen sicheren Ablauf von Vereinbarungen und beugen Betrugsversuchen vor.

Um die Identität einer Person zu überprüfen, sind zeitaufwendige und umständliche Identifizierungsverfahren mit persönlicher Anwesenheit oder per Videokonferenz inzwischen überflüssig. Wichtige Dokumente können mit KI-gestützten Verfahren in weniger als 15 Minuten sicherer signiert werden. Für künftige Anwendungen können die Nutzer ihre persönlichen Informationen zudem auch in einer ID-Wallet speichern und für nachfolgende QES-Vereinbarungen einfach wiederverwenden.

Fazit

Wenn Organisationen im Gesundheitswesen nach Wegen suchen, um dem Personalmangel und dem Burnout-Risiko ihrer Mitarbeiter entgegenzuwirken, besteht eine relativ einfache Lösung darin, die Belastung durch effiziente Verwaltungsprozesse zu verringern.

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