Praxisverwaltungssystem (PVS) PVS-Wechsel: Wie berechtigt ist die Angst vor dem Datenumzug?

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Laut einer aktuellen Befragung sind rund 40 Prozent der medizinischen Einrichtungen in Deutschland unzufrieden mit ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS). Unübersichtliche Kostenstrukturen, Probleme in der Einbindung von TI-Anwendungen oder Störungen durch Softwareupdates gehören für knapp die Hälfte der Befragten zum Arbeitsalltag. Dennoch sind laut einer Umfrage des Zentralinstituts der kassenärztlichen Versorgung (Zi) von Ende 2023 auch 40 Prozent wechselunwillig. Die Sorge vor einem Datenverlust bei einer Migration ist hierbei eine der am meisten genannten Wechselbarrieren.

Da das PVS das Herzstück einer jeden Praxis darstellt, ist die Angst vor einer Umstellung und damit eine Reise zum vermeintlich Unbekannten absolut nachvollziehbar. Die Datenmigration ist deshalb so ein sensibles Thema, weil es ärztliche Aufbewahrungspflichten gibt und bis heute keine gesetzlich vorgeschriebene standardisierte Schnittstelle existiert, über die ein Datenumzug von System A zu System B mit absoluter Ergebnissicherheit möglich wäre.

Aufgrund fehlender einheitlich etablierter Exportmöglichkeiten und -Prozesse müssen die Softwarehersteller immer noch selbst Lösungen schaffen, um den Datenexport aus dem Altsystem zum Zielsystem möglich zu machen. In anderen Bereichen, wie beim Konto-, Depot- oder Mobilfunkanbieterwechsel ist der standardisierte und anbieterunabhängige Datenumzug schon lange gang und gäbe.

Was erst einmal komplex und unübersichtlich klingt, ist für die meisten Softwarehersteller jedoch gängige Praxis und folgt strengen standardisierten Abläufen. Anbieter, die die Sorgen ihrer Kund:innen ernst nehmen, integrieren folgende Maßnahmen in den Umzug, um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten:

Testmigration vor vollständigem Umzug

Professionelle Softwareanbieter ermöglichen immer, dass man vor jeder vollständigen Migration eine Testmigration durchführt, im Rahmen derer ein Teil der gesamten Datenbank migriert und in das Zielsystem eingespielt wird – auch wenn dies Mehraufwand erzeugt. Somit lässt sich vor dem „richtigen” Umzug Sicherheit darüber herstellen, in welchem Umfang relevante Daten in das neue System überführt werden können und wie diese im Zielsystem dargestellt werden.

KBV-Anforderungskatalog

Mehr Transparenz bei Praxisverwaltungssystemen

Darüber hinaus können auf Basis dieser Ergebnisse noch gegebenenfalls erforderliche Anpassungen am Export vorgenommen werden und die Testmigration wiederholt werden, bis ein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht ist. Die Kund:innen erleben so Sicherheit und Transparenz in jeder Migrationsphase und können die Schritte nachvollziehen und erleben.

Quality Gates im Migrationsprozess

Auf Basis von Datenstatistiken sowie mittels manueller Stichprobenabgleiche wird gemeinsam mit den Kund:innen die Qualität der migrierten Daten gesichert und festgestellt, ob und an welcher Stelle Nachbesserungsbedarf besteht. Sie werden also eng in den Umzug miteinbezogen, können jederzeit Fragen stellen, Nachweise anfordern oder Bedenken äußern und sich von der Qualität und Nutzbarkeit ihrer Daten überzeugen.

Altdaten gehen nicht verloren

Im Rahmen jeder Datenmigration wird ein vollständiges Backup im Altsystem erstellt. Der Altdatenstamm geht im Rahmen der Migration also nicht verloren, sondern bleibt im Altsystem und im Rahmen eines Backups bestehen. Somit können Daten per se nicht einfach „verloren” gehen. Es besteht für Praxen also kein Grund, sich vor Verlust zu fürchten.

Einrichtungen, die sich mit dem Gedanken eines Wechsels beschäftigen, können beispielsweise folgende Überlegungen anstellen, um sich dem Thema unverbindlich und nachhaltig zu nähern:

Klare Prioritäten formulieren

Sich über die eigenen Prioritäten im Kontext des PVS-Wechsels und der Datenmigration klar zu sein, ist die Grundlage jeder Entscheidung. Hierbei können Anforderungskataloge und Checklisten hilfreich sein, die dann im Rahmen der Anbieterauswahl mit den möglichen Anbietern besprochen werden sollten (Was stört mich in meiner aktuellen Software und wie wird dieses Problem in der neuen Software gelöst? Welche Funktionalitäten sind für mich in der neuen Software unerlässlich?).

Das Praxisteam schon vor Beginn einbinden

Das Praxisteam als Multiplikatoren von Anfang an in den Wechsel miteinzubeziehen, schafft einen konstruktiven Raum für Feedback und eine Basis für Akzeptanz neuer Systeme: von der Feststellung der Motivation für einen Wechsel, über die Auswahl des neuen Systems hin zur Adressierung von konkreten relevanten Arbeitsszenarios in der Einarbeitung.

Auf feste Ansprechpartner bestehen

Anbieter sollten stets garantieren können, dass die Migration durch einen festen Projektverantwortlichen begleitet wird. Dieser verantwortet den Ende-zu-Ende-Erfolg der Umstellung und steht den Kund:innen als zentrale:r Ansprechpartner:in während des gesamten Umstellungsprozesses zur Seite. So wird die Komplexität des Wechsels aus Kundensicht minimal gehalten, ein reibungsloser Umstellungsprozess gewährleistet und Fragen können sofort beantwortet werden.

Planbarkeit für den Praxisalltag erhalten

Ein neuer Anbieter muss einen detaillierten, realistischen Fahrplan aufzeigen, gemäß dessen der Wechsel zeitlich angepasst an die individuellen Praxisgegebenheiten durchgeführt wird. Verantwortlichkeiten, aufseiten des Anbieters, aber auch aufseiten der Praxis sollten klar definiert werden, Quality Gates sollten nachprüfbar gesetzt und Fallback- und Problemlösungs-Szenarien besprochen werden, falls der Umzug nicht im ersten Anlauf wie gewünscht klappt. Praxen wird daneben geraten, den ersten Tag im Live-Betrieb mit reduzierter Patientenaufnahme zu arbeiten, um so mehr Kapazität zu haben, um sich an das neue System und Arbeitsabläufe zu gewöhnen.

Fazit

Es gibt also bereits sehr verlässliche Prozesse für den Datenumzug, auf die Einrichtungen vertrauen können, wenn ihr aktuell eingesetztes System ihre Bedürfnisse nicht mehr hinreichend erfüllt. Die Angst vor dem Datenumzug ist nachvollziehbar, aber insofern unbegründet, als dass die Migration für die Hersteller die Grundlage für eine stabile und zufriedenstellende Zusammenarbeit darstellt. Die Verantwortung für ihren Erfolg liegt beim Hersteller und es ist seine Aufgabe, während und nach dem Umzug reibungslose Abläufe in der Praxis zu gewährleisten.

Ärzt:innen und Praxisteams sollten im Rahmen umfangreicher Aufklärung durch ihre Anbieter stets das Gefühl voller Kontrolle haben und auf ein gemeinsames (positives) Ziel hinarbeiten, in dem sie alle mehr von den eingesetzten Lösungen profitieren. Eine Reise ins vermeintlich Unbekannte sollte sich also spätestens ab dem Moment der Anbieterwahl nicht mehr vage und ungewiss anfühlen, sondern kalkulierbar, nachvollziehbar und mit einem klaren Zugewinn an Arbeits- und Lebensqualität verknüpft werden.

Praxis-Umfrage des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi)

Zi-Umfrage zeigt Unzufriedenheit mit Praxissoftware

Und für alle, denen das noch nicht genug Motivation ist: Eine aktuelle Studie des Zentralinstituts kassenärztliche Versorgung zeigt darüber hinaus, dass die große Mehrheit aller Befragten, die in der Vergangenheit bereits einen Umzug gewagt haben, den Wechsel rückblickend als richtige Entscheidung bewerten.

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