Digitale Transformation im Gesundheitswesen So gelingt die Adaption der elektronischen Patientenakte

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Wie gelingt es Kliniken, Krankenhäusern und Arztpraxen, die digitale Transformation erfolgreich zu beschreiten – und zwar ohne die Mitarbeitenden zu überfordern?

„Moderne Medizin basiert auf Digitalisierung und Daten. Ihre Vorteile zu nutzen, macht Behandlungen besser.“ Das sagte Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach bei der Vorstellung der Digitalisierungsstrategie für das Gesundheitswesen und die Pflege. Digitale Lösungen sollen den Behandlungsalltag im Gesundheitswesen vereinfachen – und zwar für alle Beteiligten. Die elektronische Patientenakte (ePA) ist Teil dieser digitalen Agenda und soll Patientinnen und Patienten die Chance bieten, ihre Gesundheitsdaten an einem gesicherten Ort einzusehen. Auf Seiten der Behandelnden soll sie Arbeitsprozesse beschleunigen, indem sie für mehr Transparenz sorgt.

Doch: Die Einführung neuer Technologien verändert Arbeitsweisen, erfordert die Adaption neuer Tools und Fähigkeiten. Das führt häufig zu Verunsicherung bei den Beschäftigten – ein zusätzlicher Stressor in einer Branche mit akutem Personalmangel. Dieser sogenannte Technostress kann langfristig zu krankheitsbedingten Ausfällen und sogar zu einer höheren Personalfluktuation führen. Wie gelingt es also Kliniken, Krankenhäusern und Arztpraxen, die digitale Transformation erfolgreich zu beschreiten – und zwar ohne ihre Mitarbeitenden zu überfordern?

Mit Partizipation und Transparenz zum erfolgreichen Wandel

Ein ganzheitlicher Ansatz für ein erfolgreiches Change Management sieht drei wesentliche Schritte vor: Im ersten Schritt müssen alte Strukturen aufgebrochen werden, um im zweiten Schritt neue Herangehensweisen einführen zu können. Daraufhin folgen Maßnahmen, die den Wandel in der Unternehmenskultur verankern. Die gemeinsame Vision und Mission erfüllen dabei eine Übersetzungsfunktion, denn aus ihnen lassen sich konkrete Veränderungsziele für die Gesamtorganisation und die Geschäftsfelder Digitalisierung, Medizin und IT ableiten.

Der wichtigste Faktor für erfolgreiche Veränderungsprozesse sind jedoch die Mitarbeitenden. Mit ihrer Akzeptanz und Beteiligung steht und fällt der Erfolg von Change-Prozessen. Sind sich die Führungskräfte uneinig, ist ein Scheitern sehr wahrscheinlich. Deshalb ist es ratsam, das Personal frühzeitig und aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Im Klinikkontext bedeutet es, dass sowohl das Klinikmanagement als auch die Chefärztinnen und -ärzte und Stationsleitungen ihre Expertise bereits bei der Entwicklung der Change-Strategie einbringen. Denn eine unterstützende Haltung der Führungskräfte führt zu einer höheren Bereitschaft der Mitarbeitenden, Veränderungen zu akzeptieren und aktiv mitzugestalten. Auf diese Weise finden sich Multiplikatoren, die für den Wandel einstehen: Sie fördern die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitenden und sind in der Lage, individuelle, bereichsspezifische Herausforderungen zu vertreten und Lösungsansätze aufzuzeigen.

Kommunikation ist das A und O

Die Einführung der ePA wirft beim Personal viele Fragen auf. Deshalb braucht es umfassende Informationen, die nicht nur top-down von der Geschäftsleitung kommuniziert werden. Vielmehr müssen die Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, Fragen zu stellen und Ideen einzubringen. Unzureichende Information führt zu Skepsis, Kritik und Widerstand. Gerade in Kliniken arbeitet eine Vielzahl an Mitarbeitenden als Non-Desk Worker, sie verfügen also über keinen stationären PC-Arbeitsplatz. Neben der Patientenversorgung finden sie nur wenig Zeit für die Nutzung des Intranets oder das Lesen ihrer E-Mails. Um Kommunikationslücken zu vermeiden, müssen Lösungen und Formate her, die sich besser in den Arbeitsalltag integrieren lassen, wie zum Beispiel:

• Mitarbeitenden-Apps: Interne Apps sind eine effiziente Möglichkeit, Informationen zeitnah und ortsunabhängig auszutauschen. Über Push-Benachrichtigungen können besonders wichtige Informationen geteilt werden und Kommentarfunktionen bieten mehr Raum für einen aktiven und abteilungsübergreifenden Austausch. Außerdem dienen sie als Anlaufstelle für häufig gestellte Fragen (FAQs).

• Anonyme Umfragen: Umfragen liefern nicht nur ein allgemeines Stimmungsbild, sondern ermöglichen es den Mitarbeitenden gleichzeitig, Kritik in einem sicheren Rahmen zu äußern.

• Kommunikations- und Wissensformate: Kurze Videos, Newsletter, User Guides, Best Practices oder kurze Talk Sessions helfen, aktuelle Informationen zusammenzufassen und geplante Prozesse zu veranschaulichen. Auch hier haben die Beschäftigten die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen und Ideen einzubringen.

Pragmatische Helfer im Alltag: Digital Adoption Tools

Auch im Umgang mit der Technologie selbst müssen die Mitarbeitenden unterstützt werden. Sogenannte Digital Adoption Tools helfen den Mitarbeitenden direkt bei ihren Arbeitsprozessen. Sie lassen sich direkt in der Benutzeroberfläche der Patientenakte abrufen und unterstützen die Nutzer dabei, sich in der Software zurechtzufinden. Diese praxisnahen Tools eignen sich besonders für die spezifische Arbeitssituation im Krankenhaus, etwa zur Unterstützung des Personals im Nachtdienst, wenn kein Support verfügbar ist.

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