Datengestützte Prozessoptimierung Wie transparente Prozesse die Patientenversorgung verbessern

Das deutsche Gesundheitssystem sorgt bei vielen Patienten für Frustration. Sei es wegen langer Wartezeiten auf Facharzttermine, Lieferengpässen bei Medikamenten oder hohem bürokratischen Aufwand. Vieles davon könnte besser laufen – wenn die zugrundeliegenden Prozesse optimiert werden.

Immer weniger Deutsche haben Vertrauen in das deutsche Gesundheitssystem. Dies ist eine der zentralen Erkenntnisse des PwC-Healthcare-Barometers 2024. Zum zehnten Mal befragte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 1.000 Menschen zu ihrer Einschätzung des deutschen Gesundheitswesens. Zählte dieses 2020 noch für knapp drei Viertel der Befragten zu den drei besten der Welt, tut es dies 2024 nur noch für jeden zweiten (52 %). Als größte Herausforderung identifizieren die Befragten den wachsenden Fachkräftemangel (75 %). Nur acht Prozent der Befragten sind sehr zuversichtlich, dass die angekündigten Reformen das Gesundheitssystem hierzulande voranbringen werden. In der Tat sind die Herausforderungen vielfältig: Neben fehlendem Personal gehören auch der Umbau der Krankenhauslandschaft, die digitale Transformation oder Lieferengpässe in der Medikamenten- und Materialversorgung dazu.

Um trotz aller Widrigkeiten die bestmögliche Patientenversorgung sicherzustellen, brauchen Gesundheitsversorger und -dienstleister robuste Prozesse. In vielen Gesundheitseinrichtungen sind die Abläufe jedoch stark fragmentiert und unübersichtlich. Das liegt zu großen Teilen daran, dass oft eine Vielzahl verschiedener Systeme im Einsatz ist, die nicht nahtlos miteinander interagieren – weder zwischen verschiedenen Einrichtungen noch zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb derselben Organisation. Externe Faktoren wie Lieferengpässe bei der Versorgung mit Medikamenten oder medizinischem Material stören geplante Abläufe und erhöhen die Komplexität zusätzlich. Hinzu kommt ein hohes Maß an bürokratischem Aufwand für Dokumentation und Abrechnung, das Kapazitäten bindet und Prozesse verzögern kann. All dies sorgt dafür, dass Theorie und Praxis des Prozessgeschehens mitunter stark voneinander abweichen. Um dennoch effizient arbeiten zu können, brauchen Gesundheitseinrichtungen mehr Transparenz in ihren Prozessen.

Prozessintelligenz schafft Transparenz

Ein Weg, dies zu erreichen, liegt im Einsatz von Prozessintelligenz. Dabei handelt es sich um eine Technologie, die Daten aus allen relevanten externen und internen Systemen, die eine Organisation nutzt, zusammenführt und auf dieser Basis einen digitalen Zwilling der tatsächlichen Prozessabläufe erstellt. Dabei verwendet sie Process Mining. Prozessintelligenz kombiniert nun den digitalen Prozesszwilling mit Kontextwissen aus der jeweiligen Organisation. Das können z. B. Definitionen für KPIs sein. Die Technologie ist dann in der Lage, anhand dieser Informationen Ineffizienzen und Engpässe in den Abläufen zu identifizieren. Zusätzlich macht sie Vorschläge, wie sich diese beheben lassen.

Die so erzielte datengestützte Transparenz zeigt, dass Prozesse in der Realität selten so ablaufen wie theoretisch geplant. Oft weisen sie zahlreiche Abweichungen auf - angesichts der geschilderten Komplexität in Gesundheitseinrichtungen wenig verwunderlich. Mithilfe konkreter Verbesserungsvorschläge ermöglicht Prozessintelligenz vor diesem Hintergrund reibungslosere Abläufe. Das kann in Form der Automatisierung repetitiver Routineaufgaben geschehen, sowohl bei Finanzprozessen wie der Rechnungserstellung als auch bei klinischen Prozessen. Wird beispielsweise eine lange Annahmezeit von Laborproben festgestellt, kann eine automatisierte Benachrichtigung das Personal darauf aufmerksam machen. So kann dieses sicherstellen, dass die Proben rechtzeitig verarbeitet werden, was die Zeit bis zur Entlassung des Patienten verkürzt.

Kleine Verbesserungen erzielen große Wirkung

Durch das Aufdecken solcher Ineffizienzen und ihre automatisierte Behebung hilft Prozessintelligenz Versorgungseinrichtungen, Prozesse so zu gestalten, dass sie für alle Beteiligten größtmöglichen Mehrwert bieten. Darüber hinaus schafft die Technologie die Grundlage, um KI-Anwendungen effizienter einzusetzen. Denn im Vergleich zu Anwendungen für den privaten Bereich fehlt diesen im Unternehmensumfeld aktuell noch häufig das Kontextwissen, um zuverlässige und faktisch korrekte Ergebnisse zu liefern. Prozessintelligenz ändert das, indem es KI-Anwendungen mit Informationen zu organisationsrelevanten Zusammenhängen versorgt.

Dass bereits kleine Veränderungen zu großen Verbesserungen führen, zeigt das Beispiel einer britischen Krankenhausgesellschaft. Sie begann mit der Optimierung von Anwendungsfällen in der ambulanten Pflege, bevor sie sich der stationären Versorgung zuwandte. Mithilfe von Prozessintelligenz visualisierten die Kliniken die Kommunikation mit ambulanten Patienten und deckten einen direkten Zusammenhang zwischen dieser und kurzfristigen Terminabsagen auf. Bis dahin hatten die Einrichtungen ihre Patienten immer vier Tage vor einem vereinbarten Termin per SMS erinnert. Die Folge waren viele kurzfristige Absagen, die nicht genügend Zeit ließen, um Patienten auf der Warteliste zu berücksichtigen. Durch die Einführung einer zusätzlichen Erinnerungsnachricht 14 Tage vor dem Termin konnte die Zahl der kurzfristigen Absagen innerhalb von vier Wochen von zehn auf vier Prozent gesenkt werden. Die Warteliste schrumpfte innerhalb von zwölf Wochen von 73.000 auf 67.ooo Patienten zusammen, da die Kliniken jede Woche 7o0 zusätzliche Patienten behandeln konnten.

Belastbare Prozesse für bestmögliche Patientenerfahrung

Angesichts vielfältiger Herausforderungen müssen Gesundheitseinrichtungen ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen. Reibungslose Abläufe sind entscheidend, um am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten die bestmögliche Versorgung sicherzustellen. Sie verbessern die Erfahrung für Ärzte, Personal und Patienten – und ermöglichen es einem Gesundheitswesen im Umbruch, sich auch unter Druck positiv weiterzuentwickeln.

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