Intelligente Personalplanung Wie KI Kliniken entlastet und Versorgung sichert

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Intelligente Prognosen schaffen Klarheit: Dr. Boris Baginski, Senior Director Research bei Atoss Software SE, erklärt in seinem Gastbeitrag, weshalb der Einsatz von KI-gestützter Personalplanung technisch, wirtschaftlich und menschlich überzeugt.

Die deutsche Krankenhauslandschaft steht vor massiven Herausforderungen. Der Mangel an Pflegekräften ist eklatant: Laut einer Analyse der Bertelsmann Stiftung fehlen bundesweit 500.000 Pflegekräfte, und es ist nicht absehbar, dass diese Zahl in naher Zukunft sinken wird. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an die Personalausstattung, insbesondere durch die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung, die Einführung der Pflegepersonalregelung (PPR 2.0) und der Richtlinie zur Personalausstattung der stationären Einrichtungen der Psychiatrie und Psychosomatik (PPP-RL). Kliniken sind verpflichtet, jederzeit Mindestbesetzungen auf ihren Stationen nachzuweisen. Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Überlastete Teams, verschobene Operationen und lange Wartezeiten für Patienten sind vielerorts Alltag. Für Planungsverantwortliche bedeutet dies, dass sie sich in einem Spannungsfeld zwischen Patientenversorgung, Mitarbeiterzufriedenheit und betriebswirtschaftlichen Vorgaben bewegen, das ohne technologische Unterstützung kaum noch beherrschbar ist.

Warum Personalplanung im Krankenhaus so komplex ist

Die Personalplanung im Krankenhaus ist eine der komplexesten Aufgaben in der Verwaltung. Entscheidend ist nicht nur die Anzahl an Pflegekräften, sondern auch ihre Qualifikation, ihre Verfügbarkeit und die Anforderungen der jeweiligen Stationen. Hinzu kommen Schwankungen in der Patientenzahl, unterschiedliche Pflegegrade und die Notwendigkeit, gesetzliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Dazu zählen die PPR 2.0 und die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), die den Einsatz von Personal regulieren und zusätzlichen Planungsdruck erzeugen. Bisher beruht die Planung häufig auf vagen Erfahrungswerten, Schätzungen oder kurzfristigen Reaktionen auf akute Engpässe. Doch ein Vorgehen, das im Wesentlichen auf Bauchgefühl basiert, reicht unter den heutigen Bedingungen nicht mehr aus. Es führt in vielen Fällen zu ineffizienten Strukturen, Überlastung einzelner Mitarbeitender oder sogar zu Unterversorgung, was die Patientensicherheit gefährdet und Kliniken wirtschaftlich belastet.

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Mit KI mehr Zeit fürs Wesentliche

Intelligente Prognosen schaffen Klarheit

Hier setzt der Einsatz von künstlicher Intelligenz an. KI-gestützte Systeme sind in der Lage, historische Daten aus dem Klinikalltag zu analysieren und daraus präzise Prognosen für den Personalbedarf zu erstellen. Als Bedarfstreiber werden zum Beispiel die Anzahl der aufgenommenen Patienten sowie deren Pflegegrad berücksichtigt. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Krankenhausinformationssystem (KIS), das als eine Art ERP-System im Krankenhaus fungiert und die relevanten historischen Daten liefert. Diese Daten bilden die Grundlage für Machine-Learning-Modelle und ihre Prognosen. KI-gestützte Systeme ermöglichen Krankenhäusern so, den Personalbedarf pro Schicht genau zu bestimmen und einzusehen, wie sich der Bedarf voraussichtlich in den kommenden Tagen, Wochen und Monaten entwickeln wird. Als Resultat können Planungsverantwortliche Trends rechtzeitig gegensteuern, Über- oder Unterbesetzungen vermeiden und das vorhandene Personal gezielter einsetzen.

Transparenz in der Planung und Sicherheit für Patienten

Der Nutzen dieser Prognosen liegt auf mehreren Ebenen. Für die Planungsverantwortlichen entsteht eine neue Transparenz, die es erlaubt, Entscheidungen auf eine belastbare Datenbasis zu stützen. Sie sehen nicht nur, wie viele Pflegekräfte benötigt werden, sondern auch, warum dieser Bedarf entsteht. Dadurch lassen sich Ressourcen zwischen Stationen verschieben, Mitarbeitende mit spezieller Expertise gezielt einsetzen und gesetzliche Vorgaben zuverlässig erfüllen. Für die Mitarbeitenden bedeutet dies, dass ihre Arbeitszeiten planbarer werden und sie seltener in Situationen geraten, in denen sie durch akute Unterbesetzung überfordert sind. Für die Patienten wiederum bedeutet es, dass die Versorgung verlässlicher und qualitativ hochwertiger organisiert wird.

Unterstützung statt Ersatz

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass KI den menschlichen Faktor in der Einsatzplanung verdrängen könnte, aber dem ist nicht so. KI-Systeme liefern eine zusätzliche Informationsschicht, die es Menschen ermöglicht, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Sie ersetzen nicht die Erfahrung und das Einfühlungsvermögen der Planungsverantwortlichen, sondern ergänzen sie durch datenbasierte Prognosen. Das Personal ist dadurch effizienter in administrativen Aufgaben und kann die gewonnene Zeit in der Patientenbetreuung einsetzen.

Wirtschaftliche Stabilität in schwierigen Zeiten

Auch betriebswirtschaftlich bieten KI-gestützte Prognosen erhebliche Vorteile. Krankenhäuser stehen unter einem hohen finanziellen Druck und müssen gleichzeitig die Versorgungsqualität sichern. Durch eine präzisere Einsatzplanung können auch hier Ressourcen effizienter genutzt werden, was zu einer besseren Ausschöpfung der Budgets führt. Zudem vermeiden Kliniken drohende finanzielle Sanktionen, wenn gesetzlich vorgeschriebene Mindestbesetzungen nicht eingehalten werden. Die Integration solcher Systeme ist daher nicht nur eine technologische Innovation, sondern auch ein wirtschaftliches Instrument, um Stabilität in einem angespannten Marktumfeld zu schaffen.

Auf der nächsten Seite geht es weiter mit einer ganzheitlichen Betrachtung, z. B. im Bereich Workforce-Management. Außerdem beleuchtet der Autor die Rolle des Menschen im Umgang mit KI-gestützten Systemen.

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