Personal Die digitale Transformation als Ausweg aus dem Pflegenotstand

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Die vierte Corona-Welle hat Deutschland im Griff: exponentiell steigende Infektionszahlen, am Anschlag arbeitende Intensivstationen und zunehmend erschöpftes Personal. Die Einrichtungen müssen jetzt selbst aktiv werden, um angemessene Arbeitsbedingen zu schaffen. Intelligente Automatisierung kann dabei helfen, meint Gabriela Garner in ihrem Gastbeitrag.

Bereits im zweiten Quartal 2020 haben laut Bundesagentur für Arbeit deutschlandweit mehr als 9.000 Pflegekräfte ihren Job gekündigt. Bis zum Ende der Pandemie dürften es noch mehr werden. Somit ist das Personal längst zur kritischsten Ressource im Gesundheitswesen geworden. Betten und Geräte allein nützen nichts, wenn es nicht ausreichend Pflegekräfte gibt, um die Patienten zu betreuen.

Laut einer internationalen Metastudie, die im März 2021 im Journal of Advanced Nursing (JAN) veröffentlicht wurde, leiden 34,1 Prozent des Pflegepersonals an emotionaler Erschöpfung. Die Forderung an die Politik, das Problem endlich offensiv anzugehen, ist mehr als berechtigt. Indessen sollten Betreiber von Kliniken und Pflegeeinrichtungen alle ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Für die meisten Pflegenden ist ihre Arbeit eine Berufung, in die sie ihr Herzblut stecken. Damit sie dies auch weiterhin tun können, müssen Betreiber sie nachhaltig vor Überlastung und Burnout schützen.

Reibungslose Abläufe sorgen für Entlastung

Dem Trend, dass immer weniger Mitarbeitende immer mehr leisten müssen, gilt es gegenzusteuern. Moderne, digitale Technologien können hier einen wesentlichen Beitrag leisten. Insbesondere intelligente Automatisierung birgt ein enormes Potenzial: Der Verwaltungsaufwand lässt sich auf ein Minimum reduzieren, sodass Pflegekräfte dauerhaft entlastet werden. Nicht nur, dass ein Großteil der manuellen Administrationsaufgaben entfällt, sondern auch die Prozesse gestalten sich schlanker und greifen optimal ineinander. So entstehen reibungslose Abläufe, die im Pflegealltag das Stresslevel senken und die Qualität der Patientenversorgung steigern. Intelligente Automatisierung beschleunigt zahlreiche Vorgänge in Kliniken und Pflegeeinrichtungen – sowohl typische Verwaltungs- und Backoffice-Aufgaben als auch bei der Arbeit am Patienten.

Manuelle Prozesse automatisieren

Das händische Bearbeiten von Dokumenten gehört zu den Aufgaben, die am langwierigsten und am meisten anfällig für Fehler sind. Intelligent Document Processing (IDP) schafft mittels künstlicher Intelligenz (KI) Abhilfe. Eine solche Lösung macht aus unstrukturierten Daten diverser Formate – wie etwa eMail, Textdokumente, Bilder oder PDF-Dateien – verwertbare Informationen. Der Input, der in die relevanten Kommunikationskanäle hineinläuft, wird von der Software präzise erfasst, validiert, extrahiert und klassifiziert. Die einzige Bedingung: Die Daten müssen digital vorliegen. Wird etwa ein Patient stationär aufgenommen, sind Dokumente wie der Personalausweis, der ärztliche Einweisungsschein und die Krankenkassenkarte einzulesen. Die Software erkennt diese Informationen und legt sie an der richtigen Stelle in der elektronischen Patientenakte (ePA) ab. Dort sind sie für alle Beteiligten sofort verfügbar.

Die medizinische Dokumentation vereinfachen

Alle Tätigkeiten, die an einem Patienten vollzogen werden, sind genau zu dokumentieren. So entstehen etwa während eines stationären Klinikaufenthalts unzählige Daten:

• Erhebung der Anamnese

• Ergebnisse aus Laboruntersuchungen und bildgebenden Verfahren

• Ärztliche Beurteilung der Diagnostik und verordnete Therapie

• Tägliche Pflegeaufgaben, wie etwa das Messen von Vitaldaten und das Verabreichen von Medikamenten

• Entlassungsbericht

Sämtliche Bilder, Berichte und Dokumente gilt es zu erfassen, zu verarbeiten und zu klassifizieren. Bei oftmals hunderten Millionen Dokumenten pro Jahr und Einrichtung bedeutet dies einen enormen Aufwand, sofern es per Hand geschieht. Intelligente Automatisierung befreit das Personal von dieser Last. Die Software erfasst alle Informationen und leitet die Daten an die angeschlossenen IT-Systeme und -Anwendungen weiter, wie beispielsweise ein Krankenhausinformationssystem (KIS), eine ePA oder ein Self-Service-Patientenportal. So ist vom ersten Tag an gewährleistet, dass das medizinische und pflegerische Personal einen vollständigen Überblick über den Patienten hat.

Mit einfachen Prozessen beginnen

In vielen Gesundheitseinrichtungen steht die Digitalisierung noch am Anfang, sodass Intelligent Automation in jedem Aufgabenfeld vielfältige Möglichkeiten bietet. Deshalb ist ein zielgerichtetes Vorgehen unabdingbar. Ratsam ist, zunächst einfache Prozesse zu identifizieren – in Bereichen ohne direkten Patientenkontakt, wie etwa Buchhaltung, Controlling oder Beschaffung. Gemeinsam mit der IT-Abteilung und dem jeweiligen Lösungsanbieter baut man die technische Infrastruktur auf und automatisiert wiederkehrende Routineaufgaben.

In einer nächsten Phase ist es sinnvoll, Bereiche mit Patientenkontakt zu adressieren – und dabei sowohl gängige als auch anspruchsvollere Aufgaben. Denn das Potenzial, mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) die Qualität und Effizienz der gesamten Einrichtung zu steigern, ist hier sogar noch größer. Prozesse, die KI unterstützen kann, sind zum Beispiel die Erhebung der Anamnesedaten, die Beurteilung von medizinischen Dokumentationen oder das Monitoring von Patienten. Diese Abläufe übernimmt die Software nicht komplett, sondern sie arbeitet sozusagen den Fachkräften zu. Dies erlaubt dem Personal, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die richtige Therapie und optimale Betreuung der Patienten.

Datenschutz sicherstellen

Bei jeglichen Abläufe im Gesundheitswesen muss die Sicherheit der sensiblen Patienteninformationen gewährleistet sein. Diese unterliegen als „besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ gemäß Art. 9 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) den höchsten datenschutzrechtlichen Anforderungen. Im Vergleich zum papierbasierten Handling ist es mit digitalen Prozessen deutlich einfacher, die Compliance zu wahren. So darf etwa ein Mitarbeiter nur diejenigen Daten eines Patienten einsehen, die er benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen. Digitale Systeme, in denen alle Benutzer nur auf die für sie relevanten Anwendungen zugreifen können, tragen dem Rechnung. Zudem unterstützen Funktionen wie Wasserzeichen, Stempel und das Schwärzen von Textpassagen den rechtskonformen Umgang mit sensiblen Informationen.

Fazit

Kliniken und Pflegeeinrichtungen stehen vor enormen Herausforderungen. Sie müssen rentabel wirtschaften, den Mitarbeitern gute Arbeitsbedingungen bieten und ihre Patienten optimal versorgen. Intelligent Automation kann wesentlich dazu beitragen, all dem gerecht zu werden. Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, sondern verbessert auch die Qualität. Für den einmaligen Aufwand, den die Implementierung mit sich bringt, werden Einrichtungen um ein Vielfaches entschädigt: mit reibungslosen Abläufen und einer dauerhaften Entlastung des Personals.

*Gabriela Garner ist Leiterin des Produktmarketings bei Kofax

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