Definitionen Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management bezeichnet die Digitalisierung der Aktenführung in Unternehmen. Betroffen sind alle Dokumente sowie die zugehörigen Signaturen. Dieses System bietet viele Vorteile, aber kann auch Probleme verursachen.

Enterprise Content Management (ECM) ist die Bezeichnung für die Digitalisierung von Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation. Beispielsweise öffentliche Verwaltungen gehen vergleichbar vor. Idealtypisch betrifft dieser Prozess die gesamte Aktenführung des Hauses. Aus einer Papierakte wird also eine elektronische Akte (eAkte).

Dabei wird ganzheitlich gearbeitet: Die Papiere werden nicht nur in elektronischer Form gespeichert, sondern auch mit digitalen Signaturen ausgestattet und verschlagwortet. Eine spezialisierte ECM-Software übernimmt diese Aufgaben weitgehend automatisch. Für die Öffentliche Verwaltung handelt es sich beispielsweise um die „eAkte Bund“.

Die Vorteile des Enterprise Content Managements

Der wesentliche Vorzug einer digitalisierten Aktenführung ist offensichtlich: Dokumente sind wesentlich einfacher auffindbar. Mit einer guten Verschlagwortung ist dies mit einer einzelnen Suche möglich. Es gibt aber auch weitere Vorzüge:

• Compliance-Vorschriften können leichter umgesetzt werden. Kundendaten lassen sich beispielsweise besonders gut absichern.

• Generell können Mitarbeiter von überall auf die Informationen zugreifen, die sie zu diesem Zeitpunkt benötigen.

• Gewisse Vorgänge lassen sich automatisieren. Dies gilt z.b. für die Bereitstellung neuer Dokumente einer bestimmten Art für einen festgelegten Personenkreis.

• Eine ECM-Software eignet sich vielfach ebenfalls zur elektronischen Rechnungsstellung.

• Die Kosten sind geringer als bei einer analogen Software.

• Durch eine ECM-Lösung entfällt der Bedarf für eine eigene Dokumenten-Management-Software (DMS), da diese ebenfalls Archive aufbauen kann.

Die Nachteile des Enterprise Content Managements

Generell wiegen die Nachteile die Vorzüge des ECMs nicht auf. Dies sei vorausgeschickt. Dennoch sollten Anwender um die Schattenseiten wissen:

• Wird ein ECM-System neu eingeführt, müssen zahlreiche Arbeitsprozesse umgestellt werden. Dies führt möglicherweise zu Störungen der alltäglichen Vorgänge.

• Eventuell dürfen aufgrund der eigenen Compliance-Richtlinien nicht alle Dokumente digitalisiert werden. Eine analoge Aktenführung muss deshalb parallel zur digitalen weiterführt werden.

• Nicht jedes Dokument lässt sich problemlos digitalisieren und verschlagworten. Dies gilt beispielsweise für sehr alte Papiere, die handschriftlich verfasst wurden.

• Sollen Kunden via ECM-Lösung Zugriff auf Dokumente erhalten, müssen eine Vielzahl von Rollen und Freigabeeinstufungen eingeführt werden.

• Dokumente, auf die über das Netz zugegriffen werden kann, sind prinzipiell angreifbar.

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