Datenoptimierung durch IDP Wie in Life Sciences Datenoptimierung durch intelligente Dokumentenverarbeitung gelingt

Fabian Czicholl von Appian erklärt, auf welchen Wegen Intelligent Document Processing – kurz IDP – besonders für Mitarbeiter im Bereich Healthcare die manuelle Dokumentenverarbeitung positiv verändert und innovative Prozesse beschleunigt.

Eine Vielzahl von Daten und Prozessabwicklungen kann eine Flut von Papierbergen bedeuten und unterstützt so indirekt eine jährliche weltweite Produktion von rund 300 Millionen Tonnen Papier.¹ Viele Formulare, die heute gedruckt werden, sind morgen schon überholt. Doch wie können diese Prozesse nachhaltiger, effizienter und innovativer gestaltet werden?

Diese Frage stellt sich besonders für Life Sciences-Unternehmen, wo ein hoher Bedarf an Schnelligkeit, Genauigkeit und vereinfachten Prozessen sowie an einer gezielteren Priorisierung von Projekten besteht. Ein zukunftsweisender Ansatz liegt in der Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP). Sie gibt Life Sciences-Unternehmen im Rahmen des Regulatory Information Managements (RIM) die Möglichkeit, den Austausch von Informationen zu optimieren. Damit wird auch der Weg hin zu einem papierlosen Büro geebnet.

Fabian Czicholl, Regional Vice President DACH bei Appian, gibt Ihnen Einblicke darin, wie IDP die Herausforderungen des Regulierungsmanagements annimmt, um den Austausch von Informationen über gesetzliche Vorschriften zu optimieren. Er zeigt auf, auf welchen Wegen IDP besonders für Mitarbeiter im Bereich Healthcare die manuelle Dokumentenverarbeitung verändert und wie dies innovative Prozesse beschleunigt.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Besonders in Life Sciences ist das papierlose Büro noch nicht vollumfänglich umgesetzt. Das Extrahieren von Informationen aus Formularen und Dokumenten, ob getippt oder handschriftlich, und das Umwandeln in verwertbare Daten ist oft noch ein manueller und zeitaufwändiger Prozess.

Besonders im Zuge großer Pandemien, wie zuletzt während den Hochphasen der Coronapandemie, sind die Life Sciences-Unternehmen mehr denn je auf Effizienz und Kontrolle bei der Regulierung angewiesen. Auch die gezieltere Priorisierung von Projekten, die schnell den größten Nutzen für die Patienten bringen, ist notwendig, um auf dem Weg der digitalen Transformation wettbewerbsfähig zu bleiben. IDP wirkt sich positiv auf alle Arbeitsabläufe aus. Denn: Sie verringert die Belastung und den Stress des Regulierungsmanagements, indem sie die manuellen Aufgaben übernimmt und damit das Potenzial für menschliche Fehler reduziert.

Wie intelligente Dokumentenverarbeitung im Bereich Healthcare funktioniert

IDP wandelt die unstrukturierten Daten eines Dokuments automatisch in strukturierte Daten um. Dabei geht dies weit über die einfache optische Zeichenerkennung (OCR) hinaus. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) klassifiziert sie die schwierigsten Dokumente und extrahiert daraus strukturierte Daten. In dieser Genauigkeit und Komplexität war automatisiertes Auslesen bislang nicht möglich. Dies erleichtert die effiziente Verarbeitung aller Arten von Dokumenten, einschließlich der Extraktion relevanter Informationen und der Einspeisung der Ergebnisse in nachgelagerte Anwendungen wie SAP, Veeva, oder andere CRM- und Back-Office-Systeme. IDP steigert die Effizienz erheblich, senkt die Fehlerquote auf nahezu Null und gibt den Mitarbeitern den nötigen Freiraum, um sich auf die Entscheidungsfindung auf höherer Ebene zu konzentrieren und gleichzeitig die digitale Transformation voranzutreiben. Sofern IDP eine automatische Datenextraktion nicht mit vollumfänglicher Zuverlässigkeit hinbekommt, erhält ein Mitarbeiter eine Aufgabe für die manuelle Nachbearbeitung, von der das ML-Modell lernt und künftig noch bessere Extraktionen vornimmt. Darüber hinaus reagiert IDP in Echtzeit auf sich ändernde Vorschriften. Sie stellt sicher, dass die Einhaltung von Vorschriften die Produktentwicklung nicht behindert.

Vorteile des Einsatzes von IDP im RIM

Mit Blick auf den Umgang mit den Herausforderungen, die sich aus der globalen Ausbreitung von Krankheiten zwangsläufig ergeben, erweist sich der Einsatz von IDP auf vielen Ebenen als vorteilhaft. Dazu zählen zum einen die höhere Qualität der Vorlagen, die die Arbeitsabläufe optimieren: Durch effiziente Selbstbedienung können die Nutzer neue Dokumentenkanäle und Dokumententypen einfach konfigurieren. Zum anderen wird ein hohes Maß an Agilität möglich, welche die oftmals dynamischen Verläufe einer Pandemie mit sich bringen. So können Life Sciences-Unternehmen schnell auf sich ändernde gesetzliche Anforderungen reagieren und sicherstellen, dass die Einhaltung von Vorschriften nicht zu einem Hindernis für Forschung, Tests oder Entwicklung wird.

IDP wirkt sich auch positiv auf die Verringerung der Komplexität der Arbeitsabläufe aus und resultiert in Zeitersparnis und zufriedeneren Mitarbeitern. Diese werden von geringwertigen repetitiven Aufgaben befreit und konzentrieren sich auf die Nacharbeit nicht automatisch extrahierter Daten. Manuelle Fehler gehören dank kontinuierlich lernender Technologien wie KI und ML der Vergangenheit an. An deren Stelle tritt eine höhere Genauigkeit bei der Datenerfassung bei niedrigeren Fehlerquoten. Auch die aufkommenden Datenmengen werden durch IDP handhabbarer: Positive Synergieeffekte ergeben sich hier bezüglich der Abnahme von riesigen Datensilos, in denen nicht erfasste Daten für mangelnde Visibilität sorgen sowie auf technischer Ebene bei Verringerung der Systemwartungskosten. Auf der Grundlage von zügig und vollumfänglich erfassten Daten gelingt schließlich eine effiziente, schnellere Markteinführung von Produkten. Denn: IDP trägt dazu bei, die Prozesse im gesamten Produktlebenszyklus zu beschleunigen, einschließlich der Erforschung, Entwicklung, Prüfung und Bereitstellung von lebensrettenden Medikamenten.

Auch in weiteren Unternehmensbereichen kann IDP zu einer Profitabilitätssteigerung beitragen:

Eine Extraktion von strukturierten Daten aus Finanzdokumenten senkt Fehlerwahrscheinlichkeiten und steigert Effizienzen aus diversen unterstützenden Unternehmenseinheiten. Eine automatische Digitalisierung von papierbasierten Liefer- und Lagerdokumenten optimiert produktionsnahe Prozesse. Der Einsatz von IDP bei Dokumenten im Bereich Kundenservice führt wiederum zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.

Mit Appian zur papierlosen Transformation

Appian IDP eröffnet den Life Sciences-Unternehmen ein vielfältiges Potential, um die Prozesse bestmöglich zu strukturieren:

• Mehrschichtiger Einsatz von KI: Mithilfe von KI bzw. ML lassen sich Daten präzise aus Dokumenten extrahieren und dokumentenzentrierte Prozesse durchgängig automatisieren.

• Gut starten und noch besser werden: Manuelle Korrekturen im Nachgang im Fall von nicht automatisch extrahierbaren Informationen trainieren das System, welches dadurch lernt und ähnliche Situationen künftig besser verarbeitet.

• Schnelle Einrichtung: IDP erweist sich besonders dann als effektiv und innovativ, wenn es sich schnell einrichten lässt. Vorkonfigurierte ML-Modelle ermöglichen sofortige Extraktion, einfache Klassifizierung und sind umgehend einsatzbereit.

• Leistungsstarke Automatisierung: Wird IDP in bestehende Workflows integriert, lassen sich ganzheitliche Prozessautomatisierungen implementieren.

Mit Blick auf IDP lässt sich eine Prozessoptimierung festlegen, die Unternehmen der Life Sciences-Branche im digitalen Transformationsprozess wettbewerbsfähig macht und ihr Innovationspotential vielschichtig freisetzt.

¹ https://www.epa.gov/

(ID:48632747)