Data Warehouse So bringen Kliniken Ordnung in ihr Datenchaos

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Governikus GmbH & Co. KG

Für viele Krankenhäuser lautet die Diagnose: Kostendruck. Zusätzlich erschweren verstaubte Strukturen und aufwändige Prozesse die Arbeit im Controlling. Antworten darauf gibt es bereits.

Daten sind das Rückgrat eines funktionierenden Klinikbetriebs und effizienten Controllings – sie steuern Prozesse, sichern die Finanzierung und schaffen Transparenz. Jedenfalls in der Theorie. Die Praxis deutscher Krankenhäuser sieht allerdings ganz anders aus. Denn obwohl Daten in Massen vorhanden sind, scheitern Effizienz und Transparenz in vielen Fällen an den antiquierten Arbeitsweisen und falschen Technologien. Als gäbe diese Schieflage nicht schon genug Grund zur Sorge, ziehen am Horizont bereits die nächsten bürokratischen Wolken auf. Deren Bedrohlichkeit liegt in dem eigentlich gut gemeinten Ansatz der abgewählten Bundesregierung, die noch unter Gesundheitsminister Lauterbach eine dringend notwendige Krankenhausreform auf den Weg gebracht hat.

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Die Planung der Krankenhausreform schreitet voran

Ein zentraler Baustein der Reform ist das Kranken­haus­versor­gungs­verbes­serungs­gesetz (KHVVG). Übergeordnetes Ziel dabei: den individuellen Leistungsbezug zu reduzieren, mit dem sich über 90 Prozent der deutschen Kliniken finanzieren. Dabei berechnen Algorithmen anhand der Patientendaten die jeweilige Fallpauschale und ordnen ihr eine bestimmte Summe zu, die das Krankenhaus abrechnen kann. Dass es keine gute Idee ist, fixe Kosten – etwa für die Aufrechterhaltung des täglichen Klinikbetriebs – mit variablen Vergütungen zu decken, hat sich spätestens in den Corona-Jahren gezeigt. Was passiert mit Kliniken, wenn Fallpauschalen deren laufende Kosten nicht abdecken?

Wenngleich noch viel Unklarheit herrscht und die Politik lange Zeit keine adäquaten Antworten auf diese und andere essenzielle Fragen gefunden hat, verfolgt das KHVVG jetzt einen neuen Lösungsansatz. Ergänzend zu der individuellen Vergütung für erbrachte Leistungen am Patienten sollen dabei Vorhaltepauschalen feste Budgets und mehr Planungssicherheit bringen. Auf diese Weise können Kliniken – jedenfalls in der Theorie – ihre Fixkosten unabhängig von ihrer Auslastung und den erbrachten Leistungen besser decken.

Obwohl das Gesundheitsministerium noch nicht alle offenen Fragen zur neuen Kostenstruktur beantworten konnte und weiterhin Unklarheiten bei der Umsetzung bestehen, ist eines klar: Kliniken müssen technologisch aufrüsten, um auch mit den neuen Anforderungen an ihre IT-Infrastruktur und das Datenmanagement Schritt halten zu können. Denn ausgerechnet hier haben sich in vielen Kliniken schon dicke Staubschichten gebildet. Warum besteht dabei dringender Handlungsbedarf?

Zwischen Datensilos und Excel-Horror

Kliniken generieren jeden Tag und jede Nacht Massen an Daten, nicht selten verwalten sie dabei mehrere Millionen Buchungssätze im Jahr – Tendenz steigend. Dem gegenüber steht in deutschen Kliniken eine falsche Interpretation von Digitalisierung. Denn auch wenn diese Daten de facto digital in einer Excel-Liste liegen, verfehlen die dafür aufwändigen aber notwendigen Workarounds einige der wichtigsten Vorteile der digitalen Transformation: Automatisierung, Effizienzsteigerung und Transparenz.

Weil Alternativen fehlen, arbeiten Kliniken oftmals mit riesigen Listen voller Datenchaos. Die Ladezeiten dieser Dokumente gleichen dabei mitunter der Dauer einer kurzen Operation. Hinzu kommt die fragmentierte IT-Architektur, die meistens das Krankenhausinformationssystem (KIS) von Systemen wie Dienstplanung, Finanzbuchhaltung oder Personalwirtschaft trennt. Zusätzlich können weitere Datensilos entstehen, die eine Suche nach benötigten Informationen schnell zu einer echten Herausforderung machen.

Wer seine betriebswirtschaftliche Kostenstellenrechnung angesichts der steigenden gesetzlichen Anforderungen und Datenmengen weiterhin händisch mit Excel umsetzt, kommt schnell an die Grenzen des Machbaren. Nicht nur binden solche manuellen Prozesse wichtige Ressourcen, sind zeitaufwändig und frustrieren Mitarbeitende, auch die Fehleranfälligkeit steigt exponentiell. Insbesondere das KHVVG setzt von Kliniken allerdings ein tiefgehendes Wissen über die eigenen Kostenstrukturen voraus. Dafür müssen Zahlen quer durch alle Abteilungen und Systeme zentral an einem Ort verfügbar sein, um effiziente Analysen und ein schnelles Bearbeiten zu realisieren. In der Praxis etablieren sich dafür immer stärker Data-Warehouse-Lösungen, die aus Datenchaos übersichtliche Strukturen schaffen.

Booster für das Datenmanagement

Ein Data Warehouse (DWH) bringt die nötige technische Basis, mit der Kliniken einen Ausweg aus dem Labyrinth ineffizienter Datenverarbeitung finden. Im Gegensatz zu traditionellen Ansätzen, die oft auf einzelne Systeme oder lokale Datenbanken setzen, integriert ein DWH alle benötigten Daten aus verschiedensten Quellen in einer zentralen, strukturierten Umgebung. Ob KIS, ERP-System oder Finanzsoftware – alle Informationen kann ein DWH in definierten Intervallen zusammenführen, normalisieren und auf eine einheitliche Datenbasis bringen. Dabei kommen ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load) zum Einsatz, die Rohdaten extrahieren, sie bereinigen und in das Datenmodell des DWH integrieren.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Skalierbarkeit. Mit wachsenden Datenmengen – etwa durch steigende Fallzahlen oder neue gesetzliche Dokumentationsanforderungen – wächst das DWH mühelos mit. Über Performance und Speicherkapazität bestimmt dabei die Hardware, die Kliniken bei hoher Skalierung mühelos nachrüsten können. Eine Administrierung, etwa Anpassungen im ETL-Prozess, können Anbieter remote vornehmen. Besonders im Vergleich zu Excel-Ungetümen mit täglichen Sicherungskopien verbraucht ein DWH nur ein Bruchteil des benötigten Speicherplatzes.

Im Klinikalltag zeigt die Architektur ganz schnell ihre Vorteile. So müssen Controller beispielsweise nicht länger alle Daten aus dem KIS suchen und in ihr System zur Kostenstellenrechnung einfügen, sondern können auf einen zentralen Pool zugreifen. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die DSGVO, die DWH-Lösungen einhalten müssen und über entsprechende Vorkehrungen und Funktionen verfügen sollten. Einmal implementiert, verbrauchen gut designte Lösungen weitaus weniger Budget als herkömmliche klinische Systeme, da hier nur Lizenzen und Wartung zu Buche schlagen. Neben diesen wirtschaftlichen Überlegungen sind es aber vor allem die Mitarbeitenden, die eine wirkliche Entlastung spüren. Controller müssen einen Großteil ihrer Arbeitszeit nicht mehr auf die mühsame Datenbeschaffung verwenden, sondern können sich voll und ganz auf inhaltliche Arbeiten konzentrieren. Auf diese Weise sind auch Belastungsspitzen, etwa die Abgabe von Geschäftsführerberichten, deutlich abgemildert und Arbeitsplätze attraktiver gestaltbar.

Ein gut implementiertes DWH ist also weit mehr als ein Datenspeicher. Es bildet die Grundlage für ein datengetriebenes Klinikmanagement, das Transparenz schafft, Prozesse optimiert und letztlich den finanziellen wie operativen Druck auf die Organisation spürbar reduziert. Worauf sollten Krankenhäuser bei der Einführung also achten?

Gut implementiert ist halb gewonnen

Wie bei größeren IT-Projekten üblich, sollten Kliniken im ersten Schritt eine eingehende Prozessanalyse durchführen. Auf den Prüfstand sollten dabei insbesondere die bestehenden Dokumentations- und Meldeprozesse kommen, um aus den Ergebnissen mögliche Automatisierungspotenziale abzuleiten. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um Workarounds kritisch zu hinterfragen und etwaige Lücken in den Arbeitsabläufen der Mitarbeitenden festzustellen. Auch deshalb ist bei der Implementierung einer DWH-Lösung ein interdisziplinärer Ansatz entscheidend – IT, Controlling, ärztlicher Dienst, Pflegedienstleitung und Krankenhausmanagement müssen an einem Strang ziehen und Erfahrungen austauschen, die sie während einer initialen Pilotphase sammeln.

Eine stufenweise Einführung neuer Lösungen hat sich in der Praxis ebenfalls als der goldene Weg erwiesen, weil auch die Belegschaft auf diese Weise nicht vor vollendete Tatsachen gestellt wird, vielmehr kann eine sukzessive Implementierung die Akzeptanz erhöhen und die Angst vor neuen Abläufen stark abmildern. In Kombination mit einem begleitendem Change Management mittels Schulungen und einer transparenten Kommunikation über Ziele und Fortschritte steht dem Einzug von wirklich digitalen und leistungsstarken Data-Warehouse-Lösungen nichts mehr im Wege.

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