Governikus Intelligenz für das besondere Behördenpostfach (beBPo)

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Governikus GmbH & Co. KG

Nachdem bereits seit 2018 Behörden für den Empfang über einen sicheren elektronischen Übermittlungsweg gegen ein elektronisches Empfangsbekenntnis verpflichtet sind, greift bereits seit 1.1.2022 die nächste Stufe: Für Behörden besteht die Verpflichtung, den sicheren Übermittlungsweg auch für die Zustellung an die Justiz zu nutzen.

Als sichere Übermittlungswege gelten vorwiegend die sog. „besonderen Postfächer“ gemäß Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs; im Falle der Behörden ist dies das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Zu „Behörden“ im Sinne des Gesetzes zählen neben den Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden auch Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts sowie Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann. Somit gilt diese Verpflichtung beispielsweise auch für gesetzliche Krankenkassen, kassenärztliche Vereinigungen, die meisten Sparkassen sowie Berufsgenossenschaften.

Damit die Einführung eines beBPo, also eines „besonderen Behördenpostfachs“, einfach und effizient erfolgt, bietet Governikus für die Kommunikation zwischen Behörden und Justiz unter anderem das besondere Behördenpostfach als „beBPo as a Service“ an. Der auf dem Produkt des IT-Planungsrats „Anwendung Governikus MultiMessenger (GMM)“ basierende Service zeichnet sich durch eine sehr einfache Handhabung und geringen Aufwand auf Kundenseite aus und steuert die Kommunikation von und mit der Justiz zentral, übernimmt sämtliche technisch-juristischen Prüfungen und überführt die auf dem EGVP-System basierenden beBPo-Nachrichten in die vorhandene E-Mail-Infrastruktur. Das Originalformat bleibt dabei für eine entsprechende Aufbewahrung erhalten. Das elektronische Empfangsbekenntnis (XML) kann mit einem komfortablen Client angezeigt, bestätigt und per Drag&Drop via Mail an die Justiz zurückgesandt werden.

Um beispielsweise Krankenkassen oder Behörden die Kommunikation mit Gerichten noch mehr zu vereinfachen, haben Governikus und inovoo für die intelligente Kommunikationsplattform „NOVO CxP@beBPo“ ihre beiden Lösungen zusammengeführt. Die inovoo-Lösung ergänzt die Governikus-Lösungen um eine KI-basierte Inhaltsanalyse sowie um die automatisierte Zuordnung zu den verschiedenen Empfänger:innen bzw. Empfänger:innengruppen innerhalb der Behörden. Dies ist insofern elementar, da das Gesetz pro Behörde bzw. Organisation unabhängig von der Fachlichkeit lediglich ein beBPo vorsieht. Zum Einsatz kommt die künstliche Intelligenz (KI) bei der Analyse sämtlicher Bestandteile der Nachrichten. Eindeutige Begrifflichkeiten, Aktenzeichen oder andere zuordenbare Schlüsselwerte oder -daten werden definiert und die Lernfähigkeit der KI dabei genutzt. Nach Abschluss der Analyse werden die Nachrichten automatisch an das einzelne Postfach übergeben. Eine manuelle Verteilung entfällt dabei und sorgt für schlanke und schnelle Kommunikationsprozesse.

Ergänzt werden kann die Lösung um etablierte Governikus-Produkte für das Anbringen und Validieren elektronischer eIDAS-Signaturen sowie die Langzeitaufbewahrung kryptografisch behandelter Dokumente und Daten gemäß der Technischen Richtlinie TR-03125 (ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Weitere Informationen zum Einsatz des besonderen Behördenpostfachs finden Sie auf den Seiten der Governikus GmbH.

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