Pflegedokumentation Chancen der Digitalisierung bleiben in der Pflege noch ungenutzt

Ähnlich wie die stationäre Pflege leiden auch die ambulanten Pflegedienste in Deutschland unter Personalmangel und zunehmender Arbeitsbelastung. Eine konsequente Digitalisierung der Pflegedokumentation könnte für nachhaltige Entlastung sorgen. Voraussetzung wäre allerdings, dass vor allem die Kostenträger der GKV ihre Anstrengungen verstärken, gemeinsam mit der Selbstverwaltung schon bestehende Rahmenbedingungen konsequenter auszuschöpfen bzw. bundesweit einheitliche Standards zu schaffen.

Über 14.000 ambulante Pflegedienste mit annähernd 400.000 Beschäftigten versorgen in Deutschland etwa 900.000 Pflegebedürftige. Damit ermöglichen sie es diesen Menschen, möglichst lange ein selbstbestimmtes Leben in ihrer vertrauten Umgebung zu führen und natürlich entlasten sie auch erheblich den stationären Pflegebereich, der nicht in der Lage wäre, diese Menschen zusätzlich aufzunehmen.

„Die ambulant Pflegenden bewegen sich dabei in einem komplexen Spannungsfeld aus Professionalität, Verantwortung, Wirtschaftlichkeit und persönlichem Engagement“, so Jan Sprenger, Nationaler Key-Account-Manager bei NOVENTIcare, eines auf Pflegeleistungen spezialisierten Software-Anbieters. Über die körperbezogenen Pflegeleistungen hinaus, unterstützen sie ihre Patienten zum Beispiel bei der Strukturierung ihres Alltags und der Aufrechterhaltung sozialer Kontakte; sie leisten Hilfe bei der Haushaltsführung, beraten Pflegebedürftige und ihre Angehörigen, organisieren Arztbesuche und Krankentransporte und übernehmen krankenpflegerische Aufgaben, wie Injektionen und Verbandswechsel.

„All diese Leistungen müssen, um abrechnungsfähig zu sein, detailliert dokumentiert werden“, ergänzt Sprenger. Dieser bürokratische Aufwand lässt sich durch die konsequente Umstellung auf eine digitale Pflegedokumentation erheblich reduzieren.

Föderale Unterschiede und widersprüchliche Anforderung

Da die Organisation der Pflege Ländersache ist, unterscheiden sich nicht nur die Abrechnungs- und Leistungsmodalitäten und die Höhe des Eigenanteils der Pflegebedürftigen. Sprenger: „Die Unterschiede sind teils beträchtlich. So wurden in 2019 l für den Leistungskomplex ‚große Pflege‘ in Rheinland-Pfalz 25,68 Euro gezahlt, in Mecklenburg-Vorpommern aber nur 14,41 Euro.“

Auch die Anforderungen an die Pflegedokumentation variieren zum Teil erheblich. Dazu kommt, dass Krankenkassen und Medizinischer Dienst (MD) als Kostenträger und verantwortliche Aufsichtsinstitution häufig ein uneinheitliches Vorgehen verlangen.

Abrechnung digital, Pflegedokumentation in Papierform

Sprenger weist zudem auf ein weiteres Problem hin: „Im Rahmen des DTA-Verfahrens sind Pflegedienste einerseits aufgefordert, ihre Leistungen vollelektronisch abzurechnen. Gleichzeitig besteht aber die Anforderung, dass die Pflegedokumentation vor Ort beim Klienten in Papierform ausliegen muss.“ Denn auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass Angehörige, Rettungsdienste, Ärzte etc. jederzeit einen detaillierten Einblick in den Klientenstatus und seine Entwicklung haben.

Tatsächlich wäre dieser Einblick mit einer cloud-basierten digitalen Dokumentation aber erheblich besser zu gewährleisten, da Ärzte oder Angehörige sich mit einem entsprechenden Zugang jederzeit informieren könnten, auch ohne physisch vor Ort zu sein. Übergaberoutinen, zum Beispiel bei der Aufnahme in ein Krankenhaus könnten in digitalisierter Form ebenfalls einfacher, schneller und sicherer organisiert werden.

„Neben der Pflicht zur Pflegedokumentation in Papierform werden seitens zahlreicher Kostenträger Unterschriften auf abrechnungsrelevanten Dokumenten auch nur auf dem Originalpapier akzeptiert“, fügt Sprenger hinzu.

Für Pflegende und Pflegedienste bedeutet das häufig doppelte Arbeit: Bestimmte Dokumentationen werden sowohl auf Papier in die vor Ort liegende Patientenmappe eingetragen, als auch per Hand oder via Smartphone oder Tablet in die digitale Dokumentation überführt. Gerade bei schwer pflegebedürftigen oder dementen Patienten sind die Pflegenden zudem teilweise gezwungen, für benötigte Unterschriften Kurierfahrten zu verantwortlichen Angehörigen oder Rechtsvertretern zu unternehmen. „Effizient sind all diese Verfahren nicht und sie bürden den ohnehin stark belasteten Pflegenden zusätzliche Aufgaben auf“, sagt Sprenger.

Abrechnungssicherheit durch Kongruenz

Ein häufiger Einwand gegen die volldigitalisierte Dokumentation seitens der Kostenträger ist die Vermeidung von Abrechnungsbetrug. Und tatsächlich hat es in der ambulanten Pflege solche Betrugsfälle gegeben, die bundesweit für Schlagzeilen gesorgt haben. „Allerdings eröffnet gerade die Digitalisierung der Dokumentation die Möglichkeit, eine Kongruenz zwischen abgerechneten Leistungen und tatsächlichen Arbeitszeiten herzustellen“, erklärt Sprenger. „Das ist anhand von Papierdokumentationen nicht ohne Weiteres möglich.“ Insofern würde die Digitalisierung die wirksame Kontrolle durch die Kostenträger vorantreiben.

Mehr Sicherheit für die Pflegebedürftigen

Darüber hinaus wirkt die digitale Dokumentation, wie beispielsweise im Falle der NOVENTIcare-Lösung, als prozessauslösender Bericht. Das bedeutet: Einmal erfasste Abweichungen lösen bei den verantwortlich entscheidenden Personen Folge-Aufgaben aus, die wiederum eine Prozesskette nach sich ziehen, in der nach dem Prinzip des Case-Management Aufgaben an das Team bestehend aus Pflegern und Angehörigen delegiert werden oder Gespräche mit Ärzten und Therapeuten initiiert werden.

Auch Unklarheiten, etwa durch unleserliche Einträge in der Patientenakte werden durch eine digitale Dokumentation vermieden. Moderne Dokumentations-Tools bieten außerdem die Möglichkeit der Spracherfassung, inklusive der Übersetzung aus Fremdsprachen. So entfällt für ausländische Pflegekräfte die Sprachbarriere oder vermindert sie zumindest.

Effizienzgewinn für Pflegende und Pflegedienste

Für Pflegende eröffnet die konsequente Digitalisierung der Dokumentation die Möglichkeit, sich auf ihre Kernaufgaben, die Pflege und das unterstützende Case-Management zu fokussieren. „Wenn Unterschriften durch digitale Signaturen ersetzt werden, entfallen überflüssige Fahrten und Zeitaufwände“, weist Sprenger auf die Vorteile hin. Auch können sich Mitarbeiter schon vor dem Besuch eines Klienten über dessen aktuellen Status informieren und bei Bedarf entsprechende Hilfsmittel oder Medikamente, zum Beispiel Salben etc. bereits im Vorfeld des Besuches organisieren.

Fazit und Ausblick

Die Umstellung auf eine komplett digitale Pflegedokumentation ist für alle Interessengruppen der Pflege von Vorteil. Pflegende werden von überflüssigen bürokratischen Aufgaben entlastet, Pflegedienste können erheblich effizienter arbeiten, Pflegebedürftige und Angehörige können von mehr Sicherheit, Klarheit und Transparenz profitieren.

Und last but not least, haben die Kostenträger bessere Möglichkeiten, die Richtigkeit von Abrechnungen zu prüfen. Auch die Bundesregierung setzt sich daher seit 2018 für die Digitalisierung von Pflegedokumentationen ein. Letztendlich sind nun die Kostenträger gefragt, um die Umstellung auf eine volldigitalisierte Pflegedokumentation zu ermöglichen.

Die vier beteiligten Akteure – Kostenträger, Verbände, Softwarehersteller sowie die Politik, müssen dafür in einen Dialog und in ein gemeinsames Projekt finden – ganz ähnlich dem EinSTEP-Projekt der Bundesregierung aus dem Jahr 2016, das die Pflegedokumentation reduzierte und es so ermöglichte, auf ein neues Pflegemodell bzw. Strukturmodell umzustellen. Diesem Projekt folgend und in Kombination mit Digitalisierungsthemen sollten weitere Fortschritte bei der Pflegedokumentation angestrebt werden.

Dass dies erforderlich ist, haben Akteure aus der Politik bereits geäußert. So hat der Pflegebevollmächtigte der Bundesregierung, Andreas Westerfellhaus, im Mai 2020 die Notwendigkeit der Digitalisierung in der Pflege als einen von fünf Handlungspunkten herausgestellt.

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