Digitale Dokumentation Mit No-Code-Apps raus aus dem Papierchaos

Anbieter zum Thema

smapOne AG

Governikus GmbH & Co. KG

In deutschen Kliniken bindet Dokumentation enorme Ressourcen. Kein Wunder – vieles läuft noch analog und ineffizient ab. Einen Ausweg bieten No-Code-Plattformen: Prozesse werden digital gestaltet und in Apps überführt, ohne IT-Kenntnisse.

Es ist früher Nachmittag. Auf Station 3B wartet das Pflegeteam auf eine dringend benötigte Lieferung. Laut System wurde das Paket längst zugestellt – angekommen ist dort jedoch nichts. Eine Pflegekraft fragt nach, die Poststelle telefoniert hinterher, der Fahrdienst versucht sich zu erinnern. Doch wo die Sendung tatsächlich steckt, weiß niemand.

Zur gleichen Zeit findet eine Stationsbegehung statt. Der Apotheker dokumentiert die Begehung auf Papier. Im Anschluss muss er dann an den Schreibtisch, das Protokoll übertragen, weiterleiten und ablegen. Das sind viele kleine Arbeitsschritte, die nicht nur Zeit fressen, sie reißen Fachkräfte aus ihrem eigentlichen Arbeitsfluss. Und jede Minute, die in die Dokumentation fließt, fehlt am Ende in der Versorgung oder Beratung.

Auch der Kollege aus der IT ist genervt. Eigentlich wollte er nur schnell den Drucker auf Station austauschen, doch die Dokumentation des Altgeräts ist lückenhaft. Nun muss er die fehlenden Informationen mühsam nachrecherchieren, denn ein lapidares „wird schon passen“ reicht längst nicht mehr aus. Seit Dezember 2025 sind Kliniken verpflichtet, die Vorgaben der NIS-2-Richtlinie umzusetzen, die EU-weit zur Stärkung der Cybersicherheit eingeführt wurde. Und NIS-2 fordert, Änderungen an IT-Systemen vollständig, strukturiert und jederzeit nachvollziehbar zu dokumentieren.

Durchgehende Datenspur? Fehlanzeige!

Die oben beschriebenen Situationen zeigen exemplarisch das Problem deutscher Kliniken, wenn es um Dokumentationspflichten geht: Händische Notizen, Excel-Tabellen, PDFs, E-Mails oder Ausdrucke existieren parallel und ohne einheitliche Struktur. Daten werden mehrfach erfasst, sind über verschiedene Systeme verteilt und oft nicht eindeutig versioniert. Die Folge: Ein großer Teil der Arbeitszeit muss für Abstimmungen zwischen Bereichen, Nachfragen, Telefonate und das erneute Zusammensuchen von Informationen aufgewendet werden. So entsteht zusätzlicher Stress in einem Umfeld, das ohnehin unter hohem Druck steht.

Untersuchungen in Krankenhäusern machen das enorme Ausmaß deutlich. So verbringen Mitarbeitende im Schnitt rund drei Stunden pro Arbeitstag mit Dokumentation, was etwa 37,5 Prozent ihrer Arbeitszeit entspricht (DKI, 2025). Das ist mehr als ein administratives Problem. Es ist verlorene Zeit für das, was Kliniken im Kern leisten sollen: Menschen versorgen, Abläufe sichern, medizinisch relevante Entscheidungen treffen.

Klinik-IT am Limit

Einige Klinken starten groß angelegte Digitalisierungsprojekte im Schulterschluss mit der IT, um mehr Effizienz in ihre Prozesse zu bringen. Doch gerade bei alltäglichen Abläufen ist das oft kein zielführender Ansatz: IT-Ressourcen sind knapp, Projekte dauern lange und Anforderungen aus den Fachbereichen verändern sich schneller, als klassische IT-Projekte umgesetzt werden können. Für die Fachbereiche fühlt sich das oft frustrierend an. Denn das Problem ist bekannt, die Lösungsidee liegt auf der Hand. Aber bis etwas passiert, vergeht wertvolle Zeit.

Praxistauglicher Ansatz: No Code

Viel einfacher ist eine Digitalisierung per No Code: ein erprobter Ansatz zur pragmatischen Digitalisierung von dokumentationspflichtigen Prozessen. Während Wirtschaftsunternehmen No Code schon im großen Stil einsetzen, hat der Healthcare-Sektor – mit wenigen Ausnahmen – das enorme Potenzial von No-Code-Lösungen noch nicht für sich erschlossen.

No Code heißt: Programmieren ohne Programmierkenntnisse. Ob Pflegepersonal, pharmazeutische Fachkraft, das HR-Team, die Medizintechnik-Abteilung oder der IT-Support: Mitarbeitende beliebiger Bereiche identifizieren zeitraubende und intransparente Abläufe und digitalisieren diese in Eigenregie. Sie erstellen für jeden Prozess, der digital abgebildet werden soll, eine App.

Wird die App später im Arbeitsalltag durch die anwendende Person aufgerufen, öffnet sich z. B. ein digitales Formular oder eine Checkliste. Oder aber der betreffende Workflow wird in anderer Form präzise abgebildet, sodass ein schrittweises, vollständiges Abarbeiten sichergestellt ist. Anwendende berichten, dass sich pro Vorgang mithilfe einer No-Code-App eine Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent realisieren lässt.

Vorlagen nutzen, prompten, zusammenklicken

Bei der Erstellung der App muss niemand komplett bei null beginnen. Einige Hersteller von No-Code-Plattformen stellen den Anwenderinnen und Anwendern aus dem Krankenhaus-Umfeld wohl durchdachte Vorlagen für die gängigsten Prozesse zur Verfügung, z. B. für die Paketverfolgung, den Betäubungsmitteltransport, den IT-Gerätetausch, die Schadendokumentation oder auch die OP-Zeitenerfassung. Diese Vorlagen müssen dann nur noch minimal angepasst werden.

Falls doch keine Vorlage passt, werden die Apps einfach per Drag & Drop aus vorhandenen Elementen zusammengeklickt bzw. vorhandene Vorlagen auf diese Weise individuell modifiziert. Moderne No-Code-Lösungen beinhalten zudem eine KI-Integration und bieten somit die Möglichkeit, die App per Texteingabe (Prompt) zu erstellen oder zu optimieren.

Ergebnis: volle Prozess-Transparenz bei Wahrung der Compliance

Die No-Code-Apps sorgen dafür, dass die Daten eines jeden Prozesses gemäß geltenden Standards systematisch, vollständig und jederzeit abrufbar erfasst werden. Compliance wird dabei direkt mitgedacht: Pflichtfelder, klare Datenstrukturen und nachvollziehbare Änderungen sorgen für prüfbare Ergebnisse, während Rollen- und Berechtigungskonzepte den Zugriff absichern.

Das heißt: Die IT behält ihre zentrale Rolle, ist doch nicht mehr der Engpass für Digitalisierungsvorhaben. Sie schafft die Grundlagen für Governance, Integration und Sicherheit, während die Fachbereiche ihre Prozesse selbst digitalisieren.

Smartphone oder Tablet werden zu alltäglichen Begleitern

Ist No Code im Klinikalltag im Einsatz, werden die Daten direkt am Ort der Entstehung erfasst. Nicht erst im Nachgang. Um zu den oben genannten Beispielen zurückzukommen: Der Apotheker hat bei der Stationsbegehung sein Tablet dabei, öffnet die App und trägt die Informationen während der Begehung direkt in die Formularfelder ein. Da er die Daten nun nicht mehr im Anschluss händisch übertragen, scannen und manuell weiterleiten muss, spart er für jede Begehung rund 30 Minuten Zeit.

Auch der IT-Kollege speist alle Informationen zum Gerätetausch direkt in die App ein, die eine strukturierte digitale Erfassung mit Pflichtfeldern und automatischer Dokumentation sicherstellt. Die sonst übliche Nacharbeit durch unvollständige Dokumentation – nicht selten 20 bis 30 Minuten pro Gerät – sind Vergangenheit. Mit No Code reduziert sich der Gesamtaufwand auf wenige Minuten.

Wird die Paketverfolgung per App dargestellt, erübrigt sich die mühsame Suche nach der Lieferung. Transporte können inklusive Mengen, Foto-Dokumentation und Empfangsbestätigung erfasst werden. Empfangende Stellen wissen zudem bereits im Voraus, welche Lieferung eintrifft.

Übergreifend zeigen sich dabei klare Effekte:

• eine deutliche Zeitersparnis in operativen Prozessen,

• weniger Rückfragen und Abstimmungsaufwand,

• mehr Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit,

• Compliance, die direkt im Prozess mitgedacht wird, sowie

• eine bessere Auswertbarkeit von Daten.

Fazit

No Code löst nicht jedes Problem im Krankenhaus. Aber es löst genau die Probleme, die im Alltag jeden Tag Zeit und Nerven kosten: verschwundene Pakete und Unterlagen, doppelte Dokumentation, lückenhafte Nachweise und Medienbrüche. Also all das, was operativ enorm wehtut. No-Code-Apps reduzieren Suchaufwand und Nacharbeit, schaffen mehr Transparenz und erfassen Informationen direkt strukturiert im Prozess. Compliance wird so nicht nachträglich ergänzt, sondern von Anfang an miteinbezogen. Gerade mit Blick auf verpflichtende Richtlinien wie NIS-2 wird das immer wichtiger. Gleichzeitig behält die IT die notwendige Kontrolle und kann den Rahmen für Sicherheit, Integration und Governance setzen. Kurz gesagt: No Code bringt Ordnung in die Dokumentation und gibt Kliniken so ein Stück Handlungsfähigkeit zurück.

(ID:50847992)