Best Practice: Datenaustausch Schnell, sicher und datenschutzkonform

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Im Gesundheitswesen werden tagtäglich viele wichtige und persönliche Daten verarbeitet – ein großer Anreiz für Hacker. Beim Datenaustausch setzen viele Unternehmen weiterhin auf Faxgeräte. Allerdings sind diese mittlerweile nicht mehr zeitgemäß: Sie verbrauchen nicht nur Unmengen an Papier, sondern sind auch nicht DSGVO-konform. Der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg hat hier nach einer Lösung gesucht.

Der Medizinische Dienst (MD) Berlin-Brandenburg ist ein sozialmedizinischer Beratungs- und Begutachtungsdienst. Zu den täglichen Aufgaben zählen unter anderem Begutachtungen für Kranken- und Pflegekassen. Darüber hinaus prüft der Medizinische Dienst jährlich die Qualität in ambulanten Diensten und Pflegeheimen. Die rund 1.000 Mitarbeiter im MD Berlin-Brandenburg arbeiten täglich mit Sozial- und Gesundheitsdaten wie Krankenakten oder Krankenhausabrechnungen.

„­Unser ­Arbeitsalltag besteht zum großen Teil aus dem Verarbeiten von Akten und Dokumenten, die natürlich private und sensible ­Informationen enthalten, sprich Sozial- und Gesundheitsdaten, die der DSGVO unterliegen“, sagt ­Gabriele Griffin, ­Abteilungsleiterin IT-Entwicklung & Nutzerservice des MD Berlin-Brandenburg. „Diese Daten werden sowohl intern als auch extern ausgetauscht, dazu wird häufig noch das Fax genutzt. Aufgrund der gesetzlichen Lage haben wir eine Lösung gesucht, die das Fax ersetzen kann, uns einen DSGVO-konformen Austausch von Daten ermöglicht und zudem benutzerfreundlich ist.“

Einfach, aber sicher

Als Fax-Ersatz sollte die Lösung vor allem einen sicheren Dateitransfer mit Krankenkassen und Pflegeversicherungen sowie Leistungserbringern gewährleisten und dabei DSGVO-konform sein. „Einfach und schnell lassen sich Daten auf jeden Fall über den digitalen Weg versenden“, sagt Gabriele Griffin. „Wichtig ist uns dabei jedoch, dass alles verschlüsselt passiert und ­unsere Mitarbeiter die ­Dateien ­sicher mit anderen Abteilungen, aber auch mit den Behörden und Leistungserbringern im Gesundheitswesen austauschen können.“ Entscheidend war ebenfalls die Einfachheit – Mitarbeiter und auch externe Organisationen sollten die Appliance ohne zusätzliche Tools oder Know-how nutzen können.

Darüber hinaus war wichtig, dass die Lösung sämtliche Vorgänge nachvollziehbar darstellt, damit ­jederzeit deutlich wird, wer welche Daten empfangen oder gesendet hat. Denn im stressigen Arbeits­alltag können Dokumente schnell auf dem Schreibtisch untergehen oder verschwinden.

Wunschlos glücklich dank Qiata?

Durch eine externe Firma hat der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg von SECUDOS und ­seiner Edge-Applikation Qiata erfahren. „Wir haben uns Qiata genauer ­angeschaut und haben schnell ­festgestellt, dass die Lösung ­nahezu perfekt zu unseren ­Anforderungen passt“, so Gabriele Griffin. „Die Umsetzung vor Ort fand durch unser internes IT-Unternehmen statt. Die Implementierung konnte innerhalb eines Tages während des normalen Arbeitsbetriebes stattfinden.“ Mit der Plattform lassen sich Dateien jeder Größe einfach hochladen und mit anderen Behörden wie Kranken- oder Pflegeversicherungen teilen – alles einfach, sicher und nachvollziehbar. Da die Daten jederzeit verschlüsselt sind, werden sie vor unbefugten Zugriffen geschützt. User können zusätzlich bei Qiata festlegen, wer Zugriff auf welches Dokument hat. Außerdem kommuniziert der Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg im Raum Berlin mit allen Krankenhäusern über Qiata, um große Dateien zu empfangen. Mit dem Desktop Client und einem internen Zugang können die Kliniken anschließend per Drag & Drop wieder Dateien an den MD zurückschicken.

Doch ein Wunsch sei noch offen, so Gabriele Griffin. „Gerne möchten wir die pragmatische Lösung von Qiata automatisiert an unser eArchiv anbinden, um unseren Mitarbeitern manuelle Arbeiten abzunehmen.“ Die Hoffnung sei deswegen, dass die API in Zukunft erweitert werden kann.

Digitale Versorgung für die Sicherheit

Mit der Digital-Workplace Lösung hat der MD Berlin-Brandenburg eine Lösung gefunden, sensible Daten ab sofort sicher und verschlüsselt zu versenden. Dank des Team Transfer-Bereiches ist es den Mitarbeitern möglich, an ­Dokumenten mit externen Personen gemeinsam zu arbeiten, ohne dass diese ein spezielles Tool benötigen. Auch intern ist kein technisches Know-how notwendig, da die multifunktionale Edge-Applikation einfach zu implementieren ist und direkt genutzt werden kann.

„Vor allem die Nachvollziehbarkeit und Sicherheit beim Austausch von medizinischen Dokumenten war ein besonders wichtiges Kriterium, das Qiata optimal erfüllt“, erklärt Gabriele Griffin. „Wenn wir wichtige und personenbezogene Dateien mit beispielsweise Kranken- und Pflegeversicherungen austauschen wollen, können wir uns zukünftig sicher sein, dass der Empfänger der Richtige ist. Dabei werden die Daten immer schnellstmöglich digital übermittelt – ­zentral in einer Lösung. Zudem ist Qiata nicht nur sehr einfach zu ­bedienen und erleichtert uns den Arbeitsalltag merklich, auch ist die Lösung DGSVO-konform, und wir bleiben Herr über alle Daten.“

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