Beschaffung, Compliance, Kennzahlen Intelligentes Vertragswesen als Helfer in der Krise

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Das Beschaffungswesen im medizinischen Bereich ist ein über die Jahre gewachsener und gepflegter Geschäftsbereich, im Zuge der Corona-Krise aber unter Druck geraten.

Die gegenwärtige Corona-Krise hinterlässt tiefe Spuren in der Gesellschaft. Ganz besonders betroffen sind dabei diejenigen, die sich intensiv darum kümmern, die negativen Auswirkungen bestmöglich zu minimieren: Die Mitarbeiter im Gesundheitswesen. Sie standen insbesondere zu Beginn der Pandemie nicht nur unter großem Druck durch die öffentliche Wahrnehmung, sondern auch vor dem ganz praktischen Problem, dringend benötigtes Material wie Medizinprodukte und Schutzausrüstung sehr schnell und in großer Zahl zu beschaffen.

Dabei ist nicht nur die Verfügbarkeit eine Herausforderung, sondern auch – gerade, wenn es dann um die Bestellung und die Nachverfolgung selbiger bei neuen Lieferanten ging – die Formalien zu beachten und auch versehentliche Verstöße gegen gesetzliche Regelungen unbedingt zu vermeiden.

Beschaffung

Zweifelsohne verfügt das Beschaffungswesen im medizinischen Bereich über eine Vielzahl zuverlässiger und über die Jahre gewachsener und gepflegter Geschäftsbeziehungen zu Herstellern und Zwischenhändlern. Doch die drastischen Veränderungen aufgrund der Unvorhersehbarkeit führten zu bisher nicht gekannten Verwerfungen am Markt. Eine große Zahl unterschiedlichster Produkte wie Masken, Kittel und Einweghandschuhe mussten schnellstens in riesigen Mengen bestellt werden.

Häufig waren die bisherigen Partner gar nicht in der Lage, diese angeforderten Stückzahlen umgehend zu liefern. Dies hatte zur Folge, dass das Beschaffungswesen innerhalb kürzester Zeit neue Lieferquellen finden, zuverlässige Lieferanten identifizieren und dann auch noch passende Lieferverträge abschließen musste. Die Kombination all dieser Faktoren unter Zeitdruck führte jedoch in vielen Fällen dazu, dass die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten nicht zustande kam.

Vertragspraktiken

Insbesondere der letztgenannte Aspekt, die Ausarbeitung neuer Verträge, birgt jedoch großes Optimierungspotenzial. So sind bei vielen Organisationen nach wie vor traditionelle Vertragspraktiken gang und gäbe. Eingehende Angebote müssen manuell geprüft werden, die darauffolgenden Verhandlungen nehmen oftmals erheblich Zeit in Anspruch und die zu guter Letzt zu erstellenden Verträge werden individuell aufgesetzt. Das bedeutet zum einen, dass im Rahmen dieser Prozesse viele Ressourcen gebunden sind. Zum anderen verschlingt all dies viel Zeit. Doch Zeit ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor im Kampf gegen die Pandemie und ihre Folgen.

Somit stellt sich die Frage: Wie kann diese Zeit reduziert werden, ohne Einbußen an Qualität, Lieferfristen und natürlich auch ohne das Verhältnis zum Lieferanten negativ zu beeinflussen?

An dieser Stelle kann modernes Contract Lifecycle Management (CLM) größtmögliche Unterstützung leisten. Dies gilt insbesondere dann, wenn unter CLM nicht nur das Management der digitalen Dokumente verstanden wird, sondern wenn die Vertragsinhalte Teil der Geschäftsprozesse werden – also ein intelligentes Vertragsmanagement.

Verknüpfung mit CRM und ERP

Es klingt möglichweise banal, wird jedoch bis heute eher selten so gelebt: Jede neue Geschäftsbeziehung eines Unternehmens, unabhängig, ob es sich um einen neuen Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter handelt, basiert auf Verträgen. Darin sind die Rechte, Pflichten sowie Zahlungs- und Lieferparameter, und gegebenenfalls auch weitere Vereinbarungen definiert.

Im Rahmen des intelligenten Vertragsmanagements werden diese Bedingungen beispielsweise mit den CRM- und ERP-Lösungen verknüpft. Auf diese Weise fließen die Parameter direkt in die Geschäftsprozesse mit ein. Alle Vertragsparteien können somit ihre Vereinbarungen einfacher einhalten. Darüber hinaus erleichtert es dem gesamten Unternehmen die Compliance, denn rechtliche Vorschriften sind schlicht integrativer Teil der Geschäftsprozesse. Gerade im Gesundheitswesen ein besonders wichtiger Aspekt.

Die Einkäufer haben dabei stets direkten Zugriff auf aktuell relevante Vertragsklauseln aus allen Bereichen, seien es Rabattstaffelungen, Lieferfristen, Qualität und vieles mehr. Darüber hinaus lassen sich über das intelligente Vertragsmanagement unterschiedliche Verträge miteinander vergleichen.

Auch die Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung wird optimiert. Diese ist in der Lage, Vorlagen auf aktuellem Stand für Verträge bereitzustellen. Die Mitarbeiter im Einkauf können damit per Knopfdruck einen Compliance-gerechten Vertrag an die neuen Lieferanten übermitteln.

Dashboard

Aber auch für andere Bereiche bedeutet digitales Vertragsmanagement mehr Transparenz und Sicherheit, beispielsweise für die Unternehmensführung. Sie hat schnelleren Zugriff auf wichtige Vertragsinhalte und die dazugehörigen Kennzahlen. Diese lassen sich in entsprechenden Dashboards darstellen, die sich für die Kunden je nach Bedarf anpassen lassen. Somit können die mit den Verträgen der Organisation in Verbindung stehenden Prozesse digitalisiert und auf diese Weise bedeutend effizienter gestaltet werden.

Alle, die in einer Organisation von den jeweiligen Verträgen betroffen sind, also nicht nur der Einkauf selbst, haben Einblick in diese die Betriebsabläufe bestimmenden Dokumente und profitieren davon, sich frühzeitig in die Vertragsgestaltung einbringen zu können. Der bedeutendste Vorteil in der gegenwärtigen Situation ist – neben der Compliance – allerdings die erhebliche Zeitersparnis zwischen dem ersten Kontakt zum neuen Lieferanten und dem Vertragsabschluss. Und in einer Pandemie ist Zeit das wohl kostbarste Gut.

*Der Autor: Martin Mohr, Vice President Business Development & Alliances EMEA bei Icertis

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