Elektronische Patientenakte Die Krankengeschichte bleibt im Keller

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Sechs von zehn Ärztinnen und Ärzten nennen als Vorteil der ePA den Einblick in die Krankengeschichte. Nur: Diese liegt meist auf Papier im Archiv und die ePA holt sie dort nicht von allein ab. 2027 fällt das auf.

60 Prozent der Ärztinnen und Ärzte nennen als Vorteil der elektronischen Patientenakte, durch den Einblick in die Krankengeschichte schneller zu einer Diagnose zu kommen. So steht es in einer Umfrage von Bitkom Research und Hartmannbund unter 616 Medizinerinnen und Medizinern. Es ist zugleich die Erwartung, die am schwersten einzulösen ist. Denn die Krankengeschichte, um die es geht, ist zu großen Teilen nicht digital. Sie liegt in Archivräumen, Kellern und ausgelagerten Lagern auf Papier, in Ordnern und nach Fallnummern sortiert.

Die ePA füllt sich seit dem bundesweiten Start Ende April 2025 aus dem laufenden Behandlungsgeschehen: Arztbriefe, Befundberichte, Entlassbriefe, Laborwerte und Verordnungsdaten. Was davor war, bleibt, wo es ist.

Die ePA kennt keinen Rückblick

Die Befüllungspflicht knüpft an den aktuellen Behandlungskontext an. Dokumente, die im Rahmen einer laufenden Behandlung entstehen und elektronisch vorliegen, sind einzustellen (Medikationsdaten, eArztbriefe, Befundberichte, Krankenhaus-Entlassbriefe, Laborbefunde und eBildbefunde). Von sich aus muss niemand Altbestände nachladen. Das ist regulatorisch nachvollziehbar: Eine flächendeckende Rückwärtsdigitalisierung wollte der Gesetzgeber niemandem verordnen. Praktisch bedeutet es, dass die Akte für jeden Versicherten an dem Tag beginnt, an dem sie zum ersten Mal befüllt wird.

Einen Weg zurück gibt es allerdings, und er wird selten diskutiert. Nach § 347 Absatz 5 und § 348 Absatz 5 SGB V haben Praxen und zugelassene Krankenhäuser auf Verlangen des Versicherten elektronische Abschriften der Behandlungsakte in die ePA zu übermitteln. Der Anspruch besteht, unabhängig davon, wie alt die Unterlagen sind. Entscheidend ist das Wort „elektronisch“: Eine Papierakte lässt sich nicht als elektronische Abschrift übermitteln, solange sie Papier ist. Ob eine Einrichtung diesen Anspruch erfüllen kann, hängt damit weniger am Recht als am Zustand ihres Archivs.

Für einen 34-Jährigen ohne Vorerkrankungen ist das unerheblich. Für eine 71-Jährige mit onkologischer Vorgeschichte, zwei Klinikwechseln und einer Bestrahlung im Jahr 2009 ist es der Unterschied zwischen einer Akte und einem Aktenanfang.

Zehn, fünfzehn, dreißig Jahre

Dass die Papierbestände nicht von selbst kleiner werden, liegt an den Aufbewahrungsfristen. § 630f Absatz 3 BGB verlangt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung; die Berufsordnungen und § 57 Absatz 2 BMV-Ä bestätigen diese Frist. Wo andere Vorschriften greifen, wird es deutlich länger. Aufzeichnungen und Bilddaten zu einer Behandlung mit ionisierender Strahlung sind nach § 85 Absatz 2 Nummer 1 StrlSchG 30 Jahre aufzubewahren. Bei Untersuchungen sind es zehn Jahre – wurde eine minderjährige Person untersucht, allerdings bis zur Vollendung ihres 28. Lebensjahres. Im Transfusionsrecht gilt eine gestaffelte Frist: Die Aufzeichnungen über die Anwendung von Blutprodukten sind nach § 14 Absatz 3 TFG mindestens 15 Jahre aufzubewahren, die patientenbezogenen Angaben dazu mindestens 30 Jahre. Hinzu kommt die Verjährung von Schadensersatzansprüchen wegen Körper- und Gesundheitsverletzungen, die nach § 199 Absatz 2 BGB 30 Jahre ab dem schädigenden Ereignis läuft und viele Häuser dazu bewegt, über die Mindestfristen hinaus zu archivieren.

Das Ergebnis ist ein Parallelbetrieb, der nicht ausläuft, sondern sich fortschreibt: Vorne wird digital dokumentiert, hinten steht ein Bestand, der noch zwei bis drei Jahrzehnte vorgehalten werden muss, ohne automatischen Übergang in die digitale Versorgung.

Ab 2027 wird der Unterschied sichtbar

Bisher fiel das kaum auf. Wer in der ePA nichts findet, sucht ohnehin im Primärsystem weiter. Das ändert sich mit dem Funktionsausbau. Seit dem Sommer 2026 läuft die Pilotierung der Ausbaustufe ePA 3.1.3, die neben dem digital gestützten Medikationsprozess auch die Volltextsuche über die in der Akte abgelegten Dokumente bringt. Nach der aktuellen Planung der gematik soll der Medikationsprozess ab Oktober 2026 schrittweise bundesweit ausgerollt werden, die Volltextsuche ab Januar 2027.

Eine Volltextsuche findet nur, was als Text vorliegt. Ein Scan, der als reine Bilddatei ohne Texterkennung abgelegt wurde, enthält für die Maschine keinen einzigen Buchstaben. Er liegt im System, er erscheint im Dokumentenbaum, aber er antwortet auf keine Suchanfrage. Wer Altbestände in den vergangenen Jahren pragmatisch digitalisiert hat – gescannt, als PDF abgelegt, Ordnerstruktur nachgebaut – wird das dann merken. Die Frage lautet damit nicht mehr, ob digitalisiert wurde, sondern in welcher Qualität.

Ein Scan ist noch kein ePA-Dokument

Zwischen einer Bilddatei und einem verwertbaren Dokument liegen drei Schritte, die sich im Nachhinein nur teuer und teils gar nicht nachholen lassen.

Erstens die Texterkennung. Ohne OCR bleibt der Inhalt für jede maschinelle Suche unsichtbar. Bei Durchschlägen, Faxausdrucken und handschriftlichen Ergänzungen ist die Erkennungsqualität die eigentliche Herausforderung, nicht der Scanvorgang selbst.

Zweitens die Metadaten. Dokumente in der ePA müssen gemäß IHE-XDS mit Metadaten versehen werden, unter anderem mit Autor, Dokumententyp und PracticeSettingCode; die zugehörigen Wertemengen pflegt die gematik. Für die klinische Feinklassifizierung hat sich die Klinische Dokumentenklassen-Liste (KDL) etabliert, die über die eventCodeList abgebildet wird. Ein Stapel Scans ohne diese Klassifizierung ist kein Dokumentenbestand, sondern eine Ansammlung von Dateien.

Drittens die Zuordnung. Papierarchive sind nach Fallnummern, Namen oder Aufnahmejahr sortiert – nicht nach der Krankenversichertennummer, über die die ePA einen Menschen identifiziert. Namensgleichheiten, Namensänderungen, Dubletten aus mehreren Behandlungsepisoden und Akten ohne eindeutige Kennung sind in gewachsenen Beständen die Regel, nicht die Ausnahme. Wer hier unsauber arbeitet, produziert nicht nur eine unvollständige Akte, sondern im schlechtesten Fall ein Dokument in der falschen Akte und damit einen Vorfall, der datenschutzrechtlich zu bewerten und je nach Risiko auch zu melden ist. Die Zuordnung gilt deshalb als der Arbeitsschritt, der sich am wenigsten automatisieren lässt.

Nicht alles, sondern das Richtige

Der naheliegende Einwand: Niemand wird Archive mit Hunderttausenden Seiten vollständig aufbereiten. Das stimmt, und es ist auch nicht nötig. Der Nutzen der Altbestände ist ungleich verteilt.

Klinisch relevant wird die Vorgeschichte bei chronischen Erkrankungen, onkologischer Historie, Implantaten, Transplantationen und wiederkehrender Bildgebung. Genau dort greifen auch die 30-Jahres-Fristen. Ein sinnvoller Einstieg ist deshalb kein Volldurchlauf, sondern eine Priorisierung nach drei Fragen:

• Welche Bestände unterliegen den langen Fristen?

• Welche Patientengruppen kehren regelmäßig in die Versorgung zurück?

• Und wo entstehen heute schon Verzögerungen, weil jemand ins Archiv laufen muss?

Ein zweiter, oft übersehener Hebel ist die anlassbezogene Digitalisierung: Wird eine Patientin mit Vorgeschichte aufgenommen, wird ihre Papierakte in diesem Moment aufbereitet und eingestellt – statt kopiert, gefaxt oder als Stapel auf die Station gegeben. Der Bestand schrumpft dann dort, wo er tatsächlich gebraucht wird.

Der zweite Weg: die Versicherten selbst

Neben den Leistungserbringern kann auch der Versicherte Dokumente in seine ePA einstellen. Die rechtliche Grundlage dafür liegt bereit: Nach § 630g Absatz 1 BGB, seit Februar 2026 in neuer Fassung, haben Patientinnen und Patienten Anspruch auf Einsicht in ihre Behandlungsakte und auf Abschriften einschließlich elektronischer Abschriften; die erste Abschrift ist unentgeltlich. Wer eine lange Behandlungsgeschichte hat, kann sich seine Unterlagen also beschaffen und selbst hochladen.

In der Praxis verschiebt das die Qualitätsfrage nur. Was ohne Texterkennung und ohne sinnvolle Klassifizierung in der Akte landet, ist auch dann schwer nutzbar, wenn es der Versicherte selbst eingestellt hat. Für Einrichtungen heißt das: Je besser die Auskunftsprozesse und die Qualität der herausgegebenen Kopien, desto brauchbarer das, was später in der Akte ankommt.

Der blinde Fleck der Debatte

Die Diskussion um die ePA dreht sich um Anbindung, Usability, Datenschutz und Widerspruchsquoten. Das sind berechtigte Themen. Der Bestand analoger Akten kommt darin praktisch nicht vor, obwohl er die Aussagekraft der Akte in genau den Fällen begrenzt, in denen sie am meisten leisten könnte.

77 Prozent der für die genannte Umfrage befragten Ärztinnen und Ärzte fühlen sich auf den Einsatz der ePA nicht ausreichend vorbereitet. Ein Teil dieser Unsicherheit ist technischer Natur und erledigt sich mit den nächsten Releases.

Ein anderer Teil wird bleiben: Eine Akte, die 2025 beginnt, ist bei einem Behandlungsverlauf, der 1998 begonnen hat, eben keine vollständige Akte.

Die ePA ist als Verlaufsinstrument angelegt. Ob sie eines wird, entscheidet sich auch daran, ob der Verlauf hineinkommt.

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