Best Practice: Seattle Children's Hospital Prozessgesteuerte Arbeitsabläufe an Forschungskliniken

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Für Forschungskliniken ist Dokumentation das A und O. Sie ist nicht nur erforderlich, um Compliance- und Datenschutzbestimmungen zu erfüllen, sondern gibt auch den Behörden Aufschluss darüber, wie sicher neue Behandlungsmethoden sind und ob sie in großem Maßstab eingesetzt werden können.

Dokumentation ist zwar mühsam und zeitaufwendig, aber letztlich notwendig, um neue und innovative Behandlungsmethoden von der Forschung zur Anwendung zu bringen. Doch wie können Forschende diesen wichtigen Arbeitsablauf rationalisieren, damit sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, anstatt sich in Papierkram zu verzetteln?

3D-Druck für die Kinderchirurgie

Das Seattle Children‘s Hospital erprobt derzeit eine neue Methode der Kinderchirurgie und musste genau diese Herausforderung bewältigen. Das Krankenhaus setzt derzeit 3D-Drucker ein, um exakte Modelle von Körperteilen von Patienten anzufertigen, die den Chirurgen bei der Vorbereitung auf komplexe Eingriffe helfen. Das Personal dort verwendet Software für kollaboratives Arbeitsmanagement, um die Forschung für dieses Programm zu dokumentieren und zu organisieren.

Die Forschenden fertigen zunächst einen 3D-Druck an, der in Bezug auf Größe und physikalische Eigenschaften dem zu behandelnden Körperteil entspricht. Bei den Patienten des Forschungsprogramms handelt es sich häufig um kleine Kinder, sodass die Modelle mit besonderer Präzision und Sorgfalt angefertigt werden müssen. Im Rahmen der Anfertigung dieser Modelle müssen die Forschenden Daten mit komplexen bildgebenden Verfahren erfassen, das Modell des betreffenden Körperteils mit einem speziellen 3D-Drucker herstellen und das anatomisch realistische Modell reinigen.

Sobald das Modell fertig ist, analysieren die Chirurgen den Zustand des Körperteils und planen dann die Operation. Auf diese Weise können die Eingriffe viel detaillierter geplant werden, als dies mit allgemeinen anatomischen Daten oder zwei- oder dreidimensional rekonstruierten medizinischen Bildern möglich wäre. Die Modelle ermöglichen es den Ärzten zudem, den Patienten und ihren Angehörigen die Operation besser zu erklären und ihnen so die Angst vor dem Eingriff zu nehmen.

Die Suche nach der richtigen Software

Für die Verwaltung all dieser komplexen Prozesse benötigte das Klinikteam eine Software zur Erfassung von Daten, Bilddateien, Druckaufträgen und Arztbriefen aus mehreren Jahren Projektlaufzeit. Darüber hinaus musste die Software flexibel und benutzerfreundlich sein. Weder allgemeine Bürosoftware noch selbst entwickelte Datenbanken konnten langfristig diese Nutzeranforderungen erfüllen. Erst eine Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement führte zu einer Steigerung der Effizienz bei den Arbeitsabläufen: Das Seattle Children‘s Hospital entschied sich für „Smartsheet“, um Bilddaten und Aufzeichnungen aus radiologischen Studien zu archivieren und zu organisieren. Der Studienaufbau, Informationen zum Forschungsprogramm und die von den Chirurgen zurückgemeldeten Ergebnisse werden nun ebenfalls zentral gespeichert. Die Mitglieder des Projektteams können jederzeit und von jedem Ort aus auf alle relevanten Daten zugreifen.

Die digitale Forschungsakte

Bei längeren Forschungsprojekten, die sich über Jahre oder gar Jahrzehnte erstrecken, hilft ein zentrales Archiv, worauf das gesamte Team zugreifen kann. Es unterstützt dabei, alle auf dem Laufenden zu halten und gewährleistet, dass keine noch so alten Informationen verloren gehen, während die Arbeit voranschreitet. Das Team des Seattle Children‘s Hospital nutzt diesen Knotenpunkt, der alle früheren Anfragen und Daten zu den gedruckten Modellen enthält, auch zur Veröffentlichung einer Zusammenfassung aller laufenden Forschungsstudien. Wenn neue Patienten eintreffen, können sich die Fachärzte schnell einen Überblick darüber verschaffen, welche Studien gerade an der Klinik durchgeführt werden und welche für ihre Arbeit relevant sein könnten. Außerdem können sie problemlos ein Modell beim Team anfordern.

Von einem individuellen Ansatz zu einem standardisierten Prozess

Das aktuelle Modellprogramm des Seattle Children‘s Hospital ist klein, wächst jedoch stetig weiter, da immer mehr Anfragen eingehen. Das Team sieht den Einsatz von Software für das kollaborative Arbeitsmanagement als Grundlage für ein stärker standardisiertes Programm mit klaren Prozessen und vorhersehbaren Zeitrahmen für Modellierung, Design, Druck und Reinigung der Modelle. Das Klinikteam konnte die Dokumentation rationalisieren und ein zentrales Archiv mit Zugriff auf wichtige Informationen für das Personal einrichten. So ist es nun in der Lage, seine Arbeit effektiv zu skalieren.

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